12 claves para un trabajo en equipo eficiente

¿Te preguntas qué diferencia a un equipo exitoso de uno que no lo es? La respuesta reside en el trabajo en equipo eficiente. No importa si tu equipo de trabajo sobresale en un área, cuando no se desempeña correctamente en otra. El éxito requiere de un esfuerzo consolidado que solamente se puede dar cuando cada miembro del equipo confía en que juntos son mejores que separados. 

Lamentablemente, no hay una única receta que asegure el éxito del trabajo en equipo. Así como las personas son únicas, los equipos también lo son. Por lo tanto, deberás prestar atención a las necesidades y particularidades de tus empleados para trabajar la eficiencia de tu equipo. Sin embargo, a pesar de ello, es posible aplicar algunos trucos para el trabajo en equipo eficiente y de eso hablaremos a continuación. ¿Preparado?

FAQ

Cómo lograr un excelente trabajo en equipo: 12 consejos esenciales

En la actualidad, la base del éxito es una colaboración eficiente. Los departamentos de la empresa deben desempeñarse como una unidad, cada uno dentro de su especialidad, pero todos dirigiéndose hacia el mismo lugar. Ya no existen puestos de trabajo aislados, sino puestos que se interrelacionan y cooperan para alcanzar objetivos. 

Todo líder empresarial sabe que la colaboración en equipo es crucial para aumentar la productividad y, por lo tanto, las ganancias. No obstante, lograr un excelente trabajo en equipo implica una serie de desafíos que resultan, a veces, difíciles de solventar. ¿Quieres descubrir los mejores trucos de trabajo en equipo que puedes aplicar en tu empresa? Toma nota. 

1. Sé claro al plantear los objetivos

El primer paso para un trabajo en equipo eficiente es asegurarte de que todos se mueven en la misma dirección. Para ello, debes determinar el objetivo del proyecto. En este punto, es esencial que prestes especial atención a las características del mismo. Recuerda que debe ser específico, mensurable, relevante, temporal y alcanzable. Por supuesto, también es fundamental dividirlo en objetivos intermedios que te permitan observar los avances que tu equipo de trabajo lleva a cabo.

Una vez determinados los objetivos, debes tomar todos los cuidados necesarios para que cada miembro del equipo los comprenda, así como su rol para alcanzarlos. Guarda esta información en un lugar accesible para tu equipo, para que pueda ser consultada en cualquier momento. Los objetivos intermedios pueden, además, asentarse en una herramienta de gestión de tareas. Esto permitirá hacer un seguimiento de su consecución.  

2. Conoce en profundidad a los miembros de tu equipo

Si quieres contribuir al trabajo en equipo eficiente, deberías analizar las fortalezas y las debilidades de cada miembro del equipo. Estamos seguros de que has escogido grandes talentos para tu grupo de trabajo. Sin embargo, todo trabajador tiene fortalezas que le destacan por encima de los demás. ¡No dudes en aprovecharlas! Para ello, evalúa a cada miembro del equipo y determina qué hacen mejor y cuáles son aquellas tareas en las que flaquean. Puedes utilizar un tradicional análisis FODA u otro método, además de complementar con entrevistas a los trabajadores. Pregúntales, entonces, qué trabajo les frustra y cuál les motiva, qué proyectos han disfrutado y que área creen que deberían mejorar.

Una vez hayas tomado nota de estos datos, podrás determinar adecuadamente qué responsabilidad otorgar a cada persona. Asimismo, deberías aplicar este estudio al desempeño general del equipo. Una reunión online puede ser el marco perfecto para analizar en conjunto cómo mejorar la colaboración en equipo. ¿Existe alguna tarea que habitualmente genere mayores problemáticas? ¿Cuáles son los puntos fuertes del equipo? ¿Qué habilidad habría que desarrollar? ¿Es posible mejorar algún flujo de trabajo? Sobre la base de la información recabada, podrás asignar responsabilidades para aprovechar mejor el talento.

3. Propón una política de comunicación abierta

Para favorecer un excelente trabajo en equipo, es recomendable que contribuyas a la comunicación bidireccional y abierta. Como líder del equipo, debes mostrarte accesible y dispuesto a escuchar tanto propuestas e ideas como críticas. Todo aporte es válido y, como tal, puede aportar a una sustancial mejora en la forma de trabajar o llevar a cabo una tarea.  Genera un entorno basado en la confianza y el respeto, donde no reine el recelo ni el miedo. 

Deja que los miembros del equipo compartan sus inquietudes y pregunten abiertamente. De esta manera, contribuyes al intercambio de opiniones y, como bien es sabido, la lluvia de ideas es una de las técnicas más eficientes para el crecimiento empresarial. Para este fin, puedes emplear herramientas de comunicación como las llamadas, las videollamadas en HD y el chat, en el caso de gestionar un equipo remoto. Por el contrario, si estás en una oficina, el contacto cara a cara se sumaría a estas posibilidades. Organiza reuniones de equipo y uno a uno, tanto presenciales como en línea, para promover un trabajo en equipo eficaz.

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4. Enfócate en procesos y no solamente en tareas

Muchas veces, cometemos el error de determinar las tareas a cumplir, en lugar de pensar de manera global. Tomamos nota de todo aquello por hacer, asignamos tareas y fechas límite de entrega, y listo. Nos conformamos con determinar las acciones a llevar a cabo, sin contemplar la imagen general. Como gerente de proyectos, deberías ser capaz de reflexionar en el proceso en su totalidad para, luego, dividirlo en pasos.

Una buena manera de hacer esto es evaluando de qué manera se puede alcanzar cada objetivo intermedio; es decir, qué pasos deberían llevarse a cabo para lograrlo. Posteriormente, mapea cada paso en tu gestor de tareas. Bitrix24, por ejemplo, te permite priorizar tareas, crear dependencias entre ellas y desarrollar reglas de automatización. Asimismo, puedes configurar notificaciones y recordatorios para que ningún miembro del equipo vuelva a perder una fecha de entrega.

5. Emplea herramientas de colaboración para el trabajo en equipo

Uno de los trucos de trabajo en equipo más valorados es la transparencia, entendida como el acceso y la circulación de la información dentro del equipo de trabajo. Esto implica que los datos, la planificación, los desafíos, los problemas e, incluso, los números se comparten entre todos los participantes. Así, los miembros del equipo se sienten más involucrados con lo que sucede en el proyecto. Cuando todos los miembros del equipo entienden por qué se toman las decisiones y de qué manera cada pequeña tarea afecta al resultado final, aumenta la motivación. Las acciones sin importancia dejan de existir y todo pasa a ser una contribución para alcanzar el objetivo final. 

Para ello, utiliza una herramienta colaborativa que centralice toda la información y minimice la burocracia. Así, todos los trabajadores podrán acceder a los datos que necesitan sin necesidad de solicitarlos a un compañero o superior. Elaborar una base de conocimientos puede ser un buen punto de partida para propiciar el trabajo en equipo eficiente. Además, con una herramienta como Bitrix24 podréis compartir archivos, documentos, ideas y mucho más. Crear y asignar tareas será más que sencillo. Y podréis discutir en tiempo real o dejar comentarios a los miembros del equipo. 

El trabajo en equipo eficiente implica la cooperación entre compañeros, algo que solamente puede producirse en situaciones de confianza y respeto. Fomenta, entonces, el buen compañerismo y no la competencia entre tus subordinados. Elabora un programa de mentores para que los miembros nuevos puedan beneficiarse del conocimiento y la experiencia de tus colaboradores con más trayectoria en tu organización. La unión de las habilidades de los diferentes trabajadores convergerá en un excelente trabajo en equipo. Y este, a su vez, repercutirá en un mejor rendimiento de la empresa.

6. Apuesta por las herramientas visuales para simplificar el trabajo

¿Has prestado atención en las reuniones al impacto de los apoyos visuales? El ser humano confía en la vista más que en cualquier otro sentido. Optar por un medio visual puede ser la manera perfecta de que ningún miembro del equipo pierda de vista sus responsabilidades.

Bitrix24 es un potente gestor de proyectos y tareas que incluye la posibilidad de elaborar tantos Diagramas de Gantt y Tableros Kanban como necesites. Ambas funcionalidades son esenciales en la gestión de un proyecto y contribuyen a detectar problemas que podrían afectar a la consecución de los objetivos de manera más fácil y rápida. Además, permiten tomar decisiones oportunas, realizar ajustes necesarios y fomentar un trabajo en equipo eficiente. Del mismo modo, los miembros del equipo pueden ver de un solo vistazo quién puede ayudarles con una tarea específica al contemplar el mapa de flujo de trabajo.

7. Asigna roles y responsabilidades de forma organizada

Un equipo sin un objetivo no llegará a ningún lado, pero uno cuyos miembros no saben quién se encarga de qué, tampoco. 

Para lograr un trabajo en equipo eficiente deberías poner en práctica la asignación clara de roles y responsabilidades. La duplicación de tareas afecta notablemente a la productividad, además de generar frustración en los trabajadores. Idealmente, no debería quedar ninguna duda de la función de cada trabajador en el proyecto.

El uso de aplicaciones para la gestión de equipos, como Bitrix24, es una de las mejores maneras de evitar superposiciones de tareas. Todos los miembros conocerán exactamente quién es responsable de cada tarea. Así, no solo facilitas el avance del proyecto, sino que colaboras en generar compromiso entre los trabajadores. Nadie quiere fallarle a su propio equipo y, por lo tanto, todos se esfuerzan por alcanzar sus objetivos particulares, algo que repercute en la consecución de la meta compartida.

8. Fomenta la confianza y la vinculación social

Un trabajo en equipo eficiente es posible únicamente cuando los miembros se respetan y confían entre sí. Pero eso no es todo: existe, también, una valoración y una estima del compañero. Básicamente, los equipos funcionan mejor cuando se conocen. No en vano, cada vez son más las empresas que ponen en práctica diferentes estrategias de construcción de equipos, o team building.

Generar actividades e interacciones sociales entre los miembros de tu equipo puede ayudar a forjar relaciones más profundas, basadas en intereses comunes. Una buena forma de iniciar las conversaciones o reuniones con el equipo puede ser el uso de preguntas para romper el hielo. Las mismas buscan la participación de todos los presentes, además de ayudar a relajar el clima laboral y, también, colaborar a que se forjen relaciones entre los empleados. También, se pueden llevar a cabo actividades como juegos en grupo, trivias, amigo invisible, hora de café compartido, desafíos y actividades deportivas. Todo vale para construir un trabajo en equipo más eficiente.

9. Entrena las capacidades de los miembros del equipo

La capacitación continua y fomentada por la empresa es importante para alcanzar un trabajo en equipo eficiente. Dentro de un equipo de trabajo, pueden existir trabajadores que cuentan con las aptitudes necesarias para desarrollar una tarea, pero carezcan de las competencias particulares para ello. En estos casos, no pierdas el tiempo y entrénales.

Las habilidades pueden aprenderse y perfeccionarse con el tiempo. Sin embargo, la aptitud es innata. Por lo tanto, no dudes en brindarle todas las herramientas necesarias a aquellos trabajadores que cuentan con la capacidad para destacarse dentro de un ámbito. La capacitación es una inversión a mediano y largo plazo que colabora para que el trabajo en equipo sea cada vez más eficiente y productivo.

10. Cultiva la seguridad psicológica en el ambiente laboral

El término seguridad psicológica dentro del ámbito laboral hace referencia a una sensación de seguridad que permite a los empleados asumir riesgos. Esto implica, a su vez, la posibilidad de cometer errores y hacerse cargo de los mismos, sin miedo a ser juzgados por sus colegas o superiores. Sin lugar a dudas, este nivel de comodidad y confianza es a lo que debes apuntar para apuntalar un trabajo en equipo eficiente. 

Construye esta seguridad psicológica a través de conversaciones abiertas con los trabajadores. Comparte tanto tus éxitos como tus fracasos. Dales espacio a los miembros del equipo para tomar sus propias decisiones. No castigues los errores porque de ellos se aprende. Tampoco los dejes pasar; por el contrario, utilízalos para sacar conclusiones y edificar sobre ellas. Evita las etiquetas: las malas ideas no existen. Anima a tu equipo a participar, opinar y modificar. Estos pequeños consejos pueden ayudarte a aumentar la confianza de los trabajadores.

11. Organiza reuniones realmente valiosas

¿Cuántas reuniones tienes a la semana? ¿Y cuántas de ellas son realmente fundamentales? En general, estamos acostumbrados a participar de un gran número de encuentros, tanto presenciales como virtuales, cada semana. Esto genera, en algunos casos, desinterés y, en otros, sensación de pérdida de tiempo. Sin embargo, esto no tendría por qué ser así. Las reuniones son una herramienta esencial para la construcción de un excelente trabajo en equipo.

No obstante, para ello es estratégico contar con una estructura clara. ¿Qué es lo que se va a discutir? ¿Quiénes deben estar presentes? Planifica reuniones solo con los miembros del equipo implicados y evita encuentros de larga duración donde no se llega a ninguna conclusión. Crea una guía de la reunión y envíala de forma anticipada a todos los participantes. Esto les permitirá prepararse para la reunión y llevar anotadas tanto las ideas como las dudas. De este modo, contaréis con toda la información para tomar decisiones y seguir adelante. Por supuesto, siempre es recomendable contar con un moderador que maneje los tiempos de la reunión y evite que la misma se aboque a temas sin importancia.

12. Recompensa en público, critica en privado

El último de los consejos de trabajo en equipo es elogiar a aquellos trabajadores que se lo merecen de cara a sus compañeros. Esto les hace sentir valorados, aumenta su motivación y, por ende, su productividad. Asimismo, sienta un precedente y un ejemplo para los demás miembros del equipo, y puede incitar a que se esfuercen aún más para obtener una recompensa similar. Por supuesto, también puedes ofrecer recompensas físicas en metálico, en productos o, simplemente, tiempo libre.

Ahora bien, ¿qué sucede cuando un miembro del equipo ha cometido un error grave? En ese caso, llámale en privado y habla con él sobre lo sucedido. Nunca realices las críticas de frente a todo el equipo. Esto solo daña la autoestima del empleado en cuestión, además de poder afectar la motivación general. Una vez aclarada la situación y tras haber tomado una decisión sobre el curso a seguir, deberías llevar a cabo una reunión para abordar lo sucedido, sin críticas ni culpables, sino como aprendizaje para todos los miembros del equipo.

Fomenta el trabajo en equipo eficiente para que tu empresa crezca

¿Qué te han parecido estos trucos de trabajo en equipo? Seguramente, a estas alturas te ha quedado claro que el trabajo en equipo eficiente depende de mucho más que del talento de sus miembros. Las relaciones sociales forjadas dentro del equipo, así como el acceso a la información, la organización y la planificación, tienen también un sitio de importancia de cara al éxito.

Apuesta a la colaboración en equipo a través de actividades que construyan respeto y confianza entre todos los miembros, incluidos los supervisores y gerentes. Olvídate de las estructuras piramidales y actúa como parte del equipo. Da el ejemplo. Recompensa, acompaña, guía, ayuda. Valora a los trabajadores por sus logros y no por las horas trabajadas. Un trabajo en equipo eficiente debería medirse por las metas alcanzadas, ¿no estás de acuerdo? Crea, entonces, KPI de rendimiento y aprovecha la recopilación de información de tu plataforma de gestión de proyectos y tareas. Bitrix24 puede ayudarte con eso. Pruébala hoy mismo.