12 Herramientas de Gestión de Proyectos con Inteligencia Artificial

Aunque con todo el revuelo que hubo en 2023, pareciera que la IA es algo que usa todo el mundo, la verdad es que sigue siendo una tecnología muy nueva, con capacidades y casos de uso que cambian prácticamente día a día. Aún hoy, ningún software de gestión de proyectos con IA podrá gestionar las tareas sin una intervención humana significativa; la mayoría de las soluciones, especialmente en marketing, pretenden ser una extensión de las habilidades humanas (osea que una persona use cada plataforma) y no un reemplazo de ellas.

Y por más que cada vez se usen más plataformas y herramientas, incluso el machine learning, muchas veces las tasas de éxito de los proyectos son bajas por el bajo nivel de madurez de las tecnologías disponibles para gestionarlos. La mayoría de las organizaciones y líderes de proyectos todavía utilizan hojas de cálculo, diapositivas y otras aplicaciones que no han evolucionado mucho en las últimas décadas, y que no son realmente útiles para pensar en un plan de gestión (y mucho menos llevar a cabo las tareas en equipo).

Estos son adecuados cuando se mide el éxito del proyecto según los entregables y los plazos cumplidos, pero se quedan cortos en un entorno donde los proyectos y las iniciativas siempre se adaptan y cambian continuamente el negocio. Entonces, vayamos ahora en detalle para que puedas planificar cada proyecto con herramientas de inteligencia artificial que te ayuden a ahorrar tiempo y esfuerzo de manera real.

¿Por qué son importantes las herramientas de gestión de proyectos?

Empecemos por explicar por qué es importante tener un buen software para gestión de proyectos y especialmente en negocios que se manejan de manera totalmente remota. Por un lado, los gerentes manejan múltiples proyectos todo el tiempo; es raro que se estén ocupando de pocas tareas en un cierto período de tiempo. Por eso, terminan haciendo malabarismos con las personas, las tareas y los objetivos para garantizar que cada proyecto sea exitoso. Es claro que gestionar proyectos, por naturaleza, no es una tarea fácil, dado que hay muchas partes móviles (además de las personas) y fácilmente puede volverse caótico y desorganizado.

Indudablemente, las personas que no utilizan ninguna aplicación de gestión de proyectos están en desventaja: se pierde mucho tiempo en pequeñas cosas y tareas mundanas, terminando en más trabajo del necesario. Por ejemplo:

• no es fácil saber qué está haciendo cada persona en tu equipo.

• se mandan cientos de emails para mantener una sola conversación.

• se termina teniendo retrasos.

• clientes no muy felices.

Como solución es que surge el software de gestión de proyectos, que se utiliza para planificar, organizar y asignar recursos para la gestión de proyectos; ayuda a los equipos a colaborar y realizar un seguimiento del progreso del proyecto al tiempo que define claramente las tareas y responsabilidades. Por último, también permite a los gerentes de proyectos controlar los costos y el tiempo y mantener una colaboración fluida entre las partes interesadas.

Para entregar los proyectos a tiempo, los equipos deben mantener todo organizado, especialmente cuando hay varios proyectos en curso. El software de gestión de proyectos en la nube proporciona una descripción general de todos los proyectos, ayuda a priorizar las tareas y mantiene a todos en sintonía.

Predicciones sobre la IA y la gestión de proyectos

Lo primero que tendríamos que responder es esta pregunta: ¿qué tipos de proyectos aportarán mayor valor a la organización en 2024 y de qué manera se pueden optimizar en las empresas? Cuando se dispone de datos correctos, el aprendizaje automático y la IA pueden detectar patrones que no se pueden discernir por otros medios y puede superar ampliamente la precisión humana al hacer predicciones. Por eso, creemos que la IA puede ser útil no sólo en la creación de contenido o al usar las redes sociales, sino también para otro tipo de cliente y de tareas, como por ejemplo:

• Identificar los proyectos listos para su lanzamiento que cuentan con los fundamentos adecuados

• Seleccionar los que tienen mayores posibilidades de éxito y ofrecen los mayores beneficios.

• Un mejor equilibrio en la cartera de proyectos y visión general del riesgo en la organización.

• Eliminación de los prejuicios humanos en la toma de decisiones

Definición, planificación e informes de proyectos mejorados y más rápidos

Una de las áreas más desarrolladas en la automatización de la gestión de proyectos es la gestión de riesgos (que, a medida que la empresa crece, también aumenta). Las nuevas aplicaciones utilizan big data y machine learning para ayudar a los equipos y directores de proyectos a anticipar riesgos que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

Estas herramientas ya pueden proponer acciones mitigadoras y pronto podrán ajustar los planes de forma automática para evitar cierto tipo de riesgos. Enfoques similares pronto facilitarán la definición, planificación y presentación de informes de proyectos. Estos ejercicios ahora requieren mucho tiempo, son repetitivos y en su mayoría manuales, pero pronto se puede:

• mejorar el alcance del proyecto al automatizar la recopilación y el análisis de historias de usuarios, que requieren mucho tiempo.

• revelar problemas potenciales como ambigüedades, duplicados, omisiones, inconsistencias y complejidades.

Elige la mejor herramienta

Antes de elegir el software de gestión de proyectos para su compañía o para tus clientes, aquí hay algunas características que deberías tener en cuenta (más allá de los precios o lo que puede hacer cada usuario en las distintas fases de la gestión):

• Debería permitir a los líderes del equipo mantener conversaciones a través de la plataforma o de la la aplicación y dirigir mensajes tanto de forma privada como colectiva a los miembros.

• Deberías poder enviar una notificación diaria o semanal a los miembros por SMS o correo electrónico para que no tengan que iniciar sesión en la herramienta para comprobar todas las actualizaciones.

• Debería facilitar el almacenamiento de documentos en una base de datos central a la que deberían poder acceder todos los miembros.

• Además, los documentos podrían protegerse con contraseña para garantizar su privacidad.

• Debería tener una app aparte de la versión de escritorio.

Sin más, vayamos entonces a ver las recomendaciones de apps y plataformas según el aspecto que cubran con respecto a los proyectos.

Herramientas de gestión de proyectos y planificación

Las herramientas de gestión de proyectos están especialmente diseñadas para ayudar a un individuo o equipo a gestionar sus proyectos y tareas de forma eficaz. ¿Quieres usarlas de forma gratuita? Lo bueno es que esto es totalmente posible, pero las mejores funciones probablemente van a estar en las versiones pagas.

Aquí te presentamos algunas aplicaciones que te pueden ayudar a asignar tareas, mantener los flujos, definir deadlines y mucho más.

Bitrix 24

Si estás teniendo problemas para gestionar tus proyectos efectivamente, cumplir deadlines o asignar tareas a tu equipo sin tener que perseguirlos, entoncesusar Bitrix 24puede ser una gran idea. El concepto detrás de este software tan completo es ayudarte a tener más productividad, tener un flujo de trabajo más sencillo y, en suma, que los proyectos realmente se lleven a cabo.

Al no tener que ocuparte de las partes más técnicas y aburridas, podrás enfocarte en las partes de tu trabajo que más te gusten: priorizar los proyectos, hacer una buena proyección, calcular el rendimiento de cada colaborador, entre otras variables que llevan al éxito.

Monday

Monday tal vez tenga una reputación conocida por ser un poco compleja, pero esta herramienta utiliza la IA para:

• automatizar tareas,

• crear cronogramas,

• asignar tareas,

• seguir el progreso de todo el proyecto.

Puede haber una curva de aprendizaje para aprovechar al máximo las capas superiores de características y capacidades de la plataforma. Sin embargo, la mayoría de los clientes sienten que vale la pena la inversión en términos de tiempo, ya que estas características más complejas y con más matices permiten a las empresas escalar y crecer exponencialmente, desde la misma plataforma.

Asana

Asana es una plataforma de gestión de proyectos todo en uno: esto significa que no sólo puedes asignar las tareas que necesitas para un proyecto, sino que también te ofrece funciones de:

• organización el trabajo de forma jerárquica,

• gestión de recursos humanos

• una interfaz atractiva

• notificaciones en tiempo real

Sin embargo, carece de capacidades de prueba avanzadas, así como de la capacidad de configurar fácilmente una gobernanza sólida en toda la cuenta. Si tu proyecto es complejo, puede que Asana no sea la mejor opción para la empresa.

Herramientas de análisis de datos

Además de las herramientas de gestión de proyectos en sí mismas, hay otras que son muy útiles en este campo y que tienen que ver con analizar los datos de las tareas en sí (y luego mostrarlos de una forma organizada en los contenidos de las llamadas con clientes). Estos son sólo algunos ejemplos:

• Power BI: es una herramienta de Microsoft Project que utiliza la IA para analizar datos y generar informes muy atractivos, con gráficos que todo el mundo puede entender sin importar si sabe de análisis de datos o de estadística.
• Tableau: Es otra herramienta también parecida para analizar datos y crear visualizaciones, pero es bastante más difícil de usar para personas que no son profesionales del campo.
• Qlik Sense: también ofrece una amplia gama de funciones de análisis de datos, algunas de las cuales incluyen la IA.

Software de gestión de colaboración

Además de usar tableros con tarjetas donde puedes etiquetar a otros miembros del equipo, hay otras aplicaciones que puedes utilizar para fomentar la comunicación con las demás personas.

• Slack: Parecido a Whatsapp pero con los profesionales en mente, Slack es una herramienta de mensajería instantánea que utiliza la IA para organizar conversaciones y automatizar tareas.
• Microsoft Teams: La competencia de Slack, esta herramienta también utiliza la IA para ayudarte a organizar mensajes en hilos y comunicarte con distintos equipos al mismo tiempo.
• Zoom: Si no te interesan tanto los mensajes por escrito y necesitas tener llamadas en tiempo real, esta herramienta de videoconferencia es una excelente opción (también usa IA para mejorar la calidad del audio y el vídeo).

Herramientas de aprendizaje automático

Una de las mejores cosas que tiene la inteligencia artificial es la capacidad de aprender de sus errores (y mucho más rápido que los humanos). Hoy, hay varias aplicaciones que te permiten canalizar esos errores con un sistema y así hacer que todo sea más eficiente, como por ejemplo

• Pronto, que utiliza el aprendizaje automático para identificar riesgos y oportunidades en los proyectos.
• Project Insight toma el aprendizaje automático para identificar riesgos y oportunidades en un proyecto.
• Smartsheet: Esta herramienta ofrece una amplia gama de funciones de aprendizaje automático, algunas de las cuales incluyen la predicción de la duración de las tareas y la identificación de cuellos de botella.

Herramientas de realidad aumentada y realidad virtual

La realidad aumentada ocupa un lugar central al superponer perfectamente la información del proyecto en entornos del mundo real, así logrando que todo parezca más realista. Esto no solo mejora el proceso de planificación, sino que también proporciona una conexión tangible entre los conocimientos digitales y los espacios físicos, lo que lleva a una gestión de proyectos más precisa y eficaz.

Algunos ejemplos son HoloLens (que fue desarrollada por Microsoft y que puede utilizarse para visualizar proyectos y colaborar con otros miembros del equipo) o Magic Leap (que te ayuda a crear presentaciones y simulaciones inmersivas impulsadas por la realidad virtual). Una de sus mayores ventajas es que dan más participación de las partes interesadas, lo que en última instancia conduce a una toma de decisiones más informadas. Tampoco podemos olvidarnos de que Oculus Quest puede utilizarse para crear experiencias inmersivas que pueden ayudar a los project managers a comprender mejor sus proyectos.

Conclusión

Como hemos visto, la aplicación de la inteligencia artificial en la gestión de proyectos trae y traerá beneficios significativos, no solo en la automatización de tareas administrativas y también las repetitivas, sino que, lo que es aún más importante, incluir la IA y otras tecnologías en tu haber ayudará a tu empresa. Tener empleados y gerentes de proyectos más liberados y más felices, en suma, es beneficioso porque se pueden implementar proyectos con mayor éxito.