Herramientas para organizar tareas de una empresa online
Incorporar herramientas para organizar tareas en los diferentes niveles de la gestión diaria de una empresa, más que una opción, supone una necesidad. Conocer en cada momento el estatus de una actividad y el responsable asociado a esta, permite a los supervisores controlar su ejecución y tomar decisiones acertadas para corregir posibles desviaciones del plan original.
En este sentido, las herramientas para la gestión de tareas en organizaciones pueden marcar la diferencia en lo que refiere a productividad y eficiencia. Pero entre tantas opciones ¿cuáles son los recursos fundamentales que influyen de forma positiva en la gestión diaria de actividades?
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Tareas dependientes, recurrentes y subtareas
Por lo general, las tareas no son elementos aislados, forman parte de un todo que persigue un resultado global. Las herramientas para organizar tareas de Bitrix24 permiten crear tareas y vincularlas a otras tareas para poder identificar cómo un retraso o inconveniente en una actividad puede afectar a otras, y así aplicar los correctivos oportunos. Con Bitrix24, además, puedes generar subtareas para dividir el objetivo en pequeñas actividades con diferentes responsables.
La configuración de cada tarea ofrece la opción de activar su recurrencia, estableciendo frecuencias por día, semana, mes y año, con fecha de inicio y fin. Incluso puedes programar la actividad para que la recurrencia se active a partir de un día específico y finalice tras un número de iteraciones.
Planificador de tareas
Un organizador de tareas eficiente permite una visión general de la situación diaria de la empresa en lo que respecta a la ejecución de sus actividades. Bitrix24, incorpora un tablero Kanban, donde además de observar el desarrollo de las tareas diarias, genera una interfaz de uso sencillo que permite arrastrar y soltar actividades entre los días.
Cada empleado puede organizar su propio espacio dentro de Bitrix24, adaptando el tablero según sus tiempos de respuesta para abarcar todas las responsabilidades que le sean asignadas. De igual forma, con las herramientas para organizar tareas, el supervisor puede habilitar la vista de todas las tareas o aislar sólo sus responsabilidades a conveniencia, para un mejor control.
Listas de verificación de tareas
Es posible crear dentro de cada tarea, listas de verificación que simplifiquen el chequeo del cumplimiento según el requerimiento inicial antes de marcarla como completada. Esto también sirve de apoyo a los responsables para organizar las tareas y evaluar si ya puede eliminar la tarea de su lista de pendientes.
Cada elemento del checklist es asignado a un empleado en calidad de participante u observador, generando prioridades dentro de la tarea. Uno o varios ítems de la lista de verificación pueden moverse o copiarse a otra lista, creando varios checklist dentro de una misma tarea.
Gestión de tareas en el calendario
Las herramientas para organizar tareas en el trabajo están vinculadas a fechas en la agenda, para una mejor gestión del tiempo. Todas las actividades creadas en Bitrix24 se reflejan de forma automática en el calendario y permiten acceso directo a visualización de detalles de cada tarea y edición.
Es posible crear calendarios para proyectos específicos, o asociados a un departamento de la empresa y compartirlos con el equipo de trabajo con el fin de trabajar de forma sincronizada y organizada. Por otra parte, se incorpora la administración de permisos de acceso por grupos o de forma individual, estableciendo los usuarios que pueden editar, sólo ver o simplemente aquellos que no tienen acceso a esa información.
Notificaciones y recordatorios
Bitrix24 admite la configuración de notificaciones y activación de recordatorios para cada tarea o de forma general. Cada usuario puede gestionar el servicio a conveniencia, pero también, el administrador puede realizar ajustes de forma general en cuentas empresariales.
Las notificaciones de actividad pueden recibirse en el correo electrónico, a través del sitio, o a través de la aplicación móvil o de escritorio. Cuando el usuario se encuentra fuera de línea, la plataforma enviará la alerta a su correo electrónico, de forma que siempre pueda estar actualizado respecto a posibles modificaciones realizadas en su ausencia y generar respuestas acordes a la nueva línea de gestión.
Registro de tiempo de ejecución de tareas
Para mayor precisión y medición de eficiencia de ejecución, las herramientas para organizar tareas de Bitrix24 integran la función para rastreo de tiempo real de trabajo en una actividad. Esto permite contrastar las estimaciones iniciales con la realidad e ir realizando los ajustes pertinentes para garantizar resultados dentro de los tiempos que el cliente requiere.
Aunado al beneficio mencionado, esta funcionalidad apoya la evaluación de la gestión y medición de eficiencia de los individuos y grupos de trabajo, simplificando la labor del supervisor. Toda la información recopilada por este medio podrá ser consultada y considerada en la planificación y organización de tareas y proyectos futuros.
Gestión de tareas móviles
Al descargar e instalar la app para organizar tareas de Bitrix24, podrás revisar y gestionar tus asignaciones desde cualquier lugar, optimizando tus tiempos de respuesta. Marcar las tareas finalizadas, editar la configuración, reasignar e incluso agregar listas de verificación son algunas de las funcionalidades disponibles a través de la app móvil gratuita de Bitrix24.
Dar inicio al registro de tiempo de ejecución de tareas indicará al supervisor que la actividad está en proceso al tiempo que podrá medir la eficiencia. Aunque la app para organizar tareas de oficina muestra las actividades en forma de lista, está disponible una vista del calendario.
Tareas integradas con correo electrónico
Recibir un correo electrónico y convertirlo en una tarea pendiente dinamiza la gestión agregando una nueva dimensión a las herramientas para organizar tareas. Esto aporta fluidez y eficiencia en la gestión de la comunicación con clientes y colaboradores externos a la plataforma. En este sentido, un email entrante con una solicitud de información o contacto se transforma en una actividad y se añade al calendario de forma automática para un mejor seguimiento.
Las tareas creadas también pueden ser enviadas vía correo electrónico, añadiendo comentarios con detalles adicionales de ser necesario, y ayudando a mantener toda la gestión de la empresa centralizada en un solo lugar.
Integración con CRM y flujos de trabajo
En Bitrix24, las tareas están conectadas a un gran número de funcionalidades en pro de mejorar la eficiencia, incluyendo CRM y los flujos de trabajo. Los operadores de servicio al cliente o comerciales pueden crear tareas a partir de llamadas o mensajes recibidos de clientes o prospectos durante su jornada. Estas tareas quedarán registradas para su ejecución por parte del siguiente operador o el empleado que corresponda.
Incorporando todas estas funcionalidades, las herramientas para la gestión de tareas en las organizaciones de Bitrix24, maximizan el beneficio que pueden ofrecer, abarcando la mayor cantidad de servicios posibles, simplificando el seguimiento y consolidando el funcionamiento óptimo de tu empresa.
Bitrix24, la solución con las mejores herramientas para organizar tareas
Bitrix24 es una solución integral que ofrece las mejores herramientas para organizar tareas del mercado. Desde la creación de tareas, tareas dependientes o tareas recurrentes, a la asignación y seguimiento de las mismas. Con las herramientas de organización de tareas de Bitrix24 podrás gestionar tareas y proyectos de forma sencilla y eficiente.
Usa los tableros Kanban o los diagramas de Gantt para una vista rápida de la evolución de las tareas y proyectos. Configura los calendarios compartidos para un trabajo de equipo más productivo. Asigna y asume responsabilidades en las tareas diarias y sigue de cerca la evolución de cada actividad y su rendimiento con reportes y notificaciones. Todo esto, y mucho más, desde una única plataforma.
¡La gestión y organización de tareas nunca fue tan fácil! Regístrate ahora de forma gratuita y no pierdas detalle de las tareas de tu equipo. Solo te tomará unos segundos.
