Un hecho particularmente interesante aquí es que el 19% de todos los encuestados admitieron que estaban trabajando desde casa por primera vez, sin ninguna experiencia previa de teletrabajo. Esto ejerce una presión adicional sobre la gerencia, ya que es posible que estas personas no tengan la disciplina o las habilidades necesarias para un trabajo remoto productivo.

Esto se hace evidente en el siguiente gráfico circular, que muestra que hasta el 40 % de las personas que actualmente trabajan desde casa se han vuelto menos productivas que en la oficina.

Son los managers que tienen que enseñar a sus empleados remotos los conceptos básicos del seguimiento del tiempo del proyecto y el trabajo eficiente desde casa, lo cual es imposible sin un adecuado sistema de seguimiento de empleados.

De hecho, es posible que todos necesitemos estas habilidades en el futuro, ya que la proporción de trabajadores remotos no volverá a donde estaba antes del cierre y probablemente se mantendrá en alrededor del 25-30 % de la fuerza laboral total de EE. UU. después, según “Global”.

Uno de los principales factores que contribuyen a la productividad es el seguimiento adecuado del tiempo de la jornada laboral. Ayuda a los miembros de tu equipo a mantenerse enfocados en sus tareas y evitar posibles distracciones.

Para la gerencia, el seguimiento del tiempo del equipo significa un control más estricto y una mayor productividad, sin mencionar el cumplimiento de los requisitos formales para el seguimiento del tiempo facturable que generalmente proviene del departamento de contabilidad.

Como puedes ver, hay mucho de qué hablar aquí: comencemos con los principales desafíos que presenta el seguimiento remoto del tiempo de los empleados.

Los desafíos de la gestión remota del tiempo

Un desafío global que incluso los gerentes experimentados deben enfrentar en una situación como esta es tratar de mantener el seguimiento del tiempo de ejecución para los empleados de la misma manera que en la oficina.

Muy a menudo, eso simplemente no funciona, y estas son las posibles razones:

1.     La disciplina de oficina ya no está

Por lo general, los trabajadores de oficina comienzan y terminan su jornada laboral aproximadamente a la misma hora, lo que facilita bastante el seguimiento del trabajo. Ahora que todos están en casa, la tentación de comenzar más tarde está siempre presente, a menos que tengas una aplicación para controlar el tiempo.

2.     Se pierde mucho tiempo debido a las distracciones

No es que no tuviéramos distracciones en la oficina, pero cuando se trata de trabajar desde casa, muy pocas personas pueden reorganizarse rápidamente y mantenerse enfocadas una vez que están en la comodidad de su hogar rodeadas de sus familias. Todos los demás necesitan algún tipo de herramienta de seguimiento del tiempo para realizar un seguimiento de su trabajo y ocio.

3.     Conflictos de agenda

Esto es especialmente cierto para las empresas que tienen empleados que trabajan en diferentes zonas horarias. Tratar de organizar una reunión o ejecutar una gestión de proyectos efectiva es bastante difícil cuando no tienes ningún software de seguimiento del tiempo de los empleados.

4.     Los equipos grandes se vuelven cada vez más difíciles de administrar

Si tienes que gestionar equipos de este tipo, no te envidiamos porque es difícil incluso en la oficina. Sin embargo, administrar unas pocas docenas de personas que trabajan desde casa es otra cosa: es una de esas situaciones en las que simplemente no puedes prescindir de algún tipo de automatización o sistema de seguimiento del tiempo de los empleados.

5.     Hacer un seguimiento de las horas trabajadas y las horas pagadas es una pesadilla

Un punto realmente importante que los gerentes de proyecto suelen pasar por alto. Dado que trabajar desde casa interrumpe efectivamente los procesos y rutinas de oficina previamente establecidos, encontrar un reloj de tiempo en línea para empleados debe ser una de sus principales prioridades.

Ahora que somos conscientes de los principales desafíos de seguimiento del tiempo que plantea el trabajo remoto, veamos cómo podemos enfrentar esos desafíos y si el seguimiento del tiempo de los proyectos se puede realizar de manera eficiente de forma remota.

Cómo rastrear el tiempo y la asistencia de los trabajadores remotos

Además de algún tipo de rastreador de tiempo en línea que probablemente necesitarás, hay más cosas a considerar cuando intentes administrar el tiempo de tu equipo remoto. Repasémoslos todos comenzando con el seguimiento del tiempo para los proyectos.

Comienza a usar una aplicación de seguimiento de tiempo y gastos

Trabajar de manera remota significa que no puedes controlar físicamente el tiempo y la asistencia de todos en tu equipo. El hecho de que estas personas estén online no significa necesariamente que estén listas para trabajar. La solución más fácil para este problema sería utilizar un sistema de seguimiento de tiempo móvil.

Esto te ayudará a:

·      realizar un seguimiento de la hora de inicio y finalización de la jornada laboral;

·      administrar posibles horas extras;

·      controlar las pausas para el almuerzo y los períodos de ausencia;

·      efectuar seguimiento de las horas trabajadas y las horas pagadas.

Se podría decir que el último es el punto más importante, especialmente para los dueños de negocios, ya que involucra directamente el dinero de la empresa. Como propietario de un negocio, necesitas que se contabilice cada dólar que gastas, y eso es lo que puede brindarte un rastreador de horas.

El uso de una aplicación de seguimiento del tiempo personal es imprescindible cuando tienes trabajadores independientes en tu equipo. Los trabajadores autónomos son conocidos por su a veces poca disciplina, por lo que hacer que empleen el reloj registrador de su empleado móvil te ayudará a realizar un seguimiento de las horas trabajadas y las horas pagadas de manera más eficiente.

Introducir una disciplina más fuerte

Aunque algunos de los miembros de tu equipo pueden haber tenido un horario flexible antes del cierre (covid19), ahora, quizás, sea el momento de eliminar temporalmente dichos privilegios. Intenta usar una aplicación de seguimiento del tiempo para que tu equipo comience su jornada laboral aproximadamente a la misma hora.

A pesar de sonar un poco autoritario, esto, de hecho, les dará a todos la oportunidad de sincronizar sus esfuerzos y trabajar de manera más productiva participando en reuniones y videoconferencias online.

Bonus: a partir de ahora, las personas llegarán puntuales porque saben que se está monitoreando sus horas de trabajo en una hoja de seguimiento de tiempo.

Intensifica la comunicación online para ahorrar tiempo offline

Esto no tiene nada que ver con las herramientas digitales modernas: todo es analógico y de la vieja escuela. Antes de cambiar a tu equipo al trabajo remoto, debes cambiar la forma en que realizas la planificación.

Dado que las reuniones físicas están descartadas, la falta de comunicación cara a cara pronto comenzará a notarse y, para muchos empleados, esto puede ser desalentador y desmotivador. Por tanto, lo que debes hacer es aumentar el número de videollamadas y conferencias.

Si lo piensas, cualquier tipo de reunión que solías tener en la oficina antes se puede realizar fácilmente a través de videollamadas de Zoom, Skype o Bitrix24, que incluyen:

·      reuniones de planificación

·      discusiones

·      informes

·      sesiones de brainstorming 

·      entrevistas de trabajo

·      presentaciones

Hay que decir, que la más importante de todas es la reunión de planificación diaria: asegúrate de tenerla a menudo con los miembros de tu equipo. La razón detrás de esto es realmente simple: cuando estás fuera de tu entorno de oficina habitual, es el enfoque y motivación. El no tener una tarea urgente con una fecha límite inminente puede conducir a una disminución de la productividad.

Durante esa reunión de planificación diaria, debes asegurarte de que cada uno de los miembros de tu equipo conoce bien sus objetivos cercanos dentro del proyecto en el que están trabajando.

Sin embargo, lo que ciertamente no necesitas hacer es interrumpir el flujo de trabajo de tus compañeros de equipo con llamadas sin sentido en momentos aleatorios. Hágalas breves, directas y preferiblemente temprano por la mañana o más tarde por la noche para no interrumpir la concentración y el enfoque de tus compañeros.

Realiza un seguimiento de las métricas de productividad para reducir la pérdida de tiempo innecesaria

Siempre que sea posible, utiliza la metodología OKR (objetivos y resultados clave). Aunque es posible que ya lo hayas estado haciendo antes del cierre (covid19), hacer un seguimiento de dichas métricas realmente puede facilitar tu trabajo como gerente de proyecto ahora.

Tener un objetivo claro que conduce a lograr resultados medibles es una gran cosa tanto para el empleado como para el gerente. Incluso si tienes que ser un poco burocrático aquí con todas estas métricas, el resultado final valdrá la pena:

tu equipo se volverá más disciplinado;

no se perderá tiempo innecesario;

aumentará la productividad.

Hablando de métricas, no te olvides del seguimiento del tiempo para los equipos que estás administrando; obviamente, necesitarás una aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados o algún tipo de herramienta de seguimiento del tiempo basada en la web.

Seguimiento del tiempo y planificación del tiempo para trabajadores

Todos tenemos 24 horas en un día. Sin embargo, algunas personas parecen ser más productivas que otras. ¿Existe algún tipo de secreto? Bueno, creemos que podría haber uno, y no es un secreto, en realidad, es un seguimiento cuidadoso del tiempo y un enfoque meticuloso de la planificación.

Aquí hay algunos consejos básicos de planificación del tiempo de los que la mayoría de nosotros podemos beneficiarnos:

Establece tu horario de trabajo y respétalo

Trabajar en la oficina generalmente significa que alguien más ya ha creado un horario para ti y probablemente te obligue a seguirlo. Cuando trabajas desde casa, no tienes eso; por lo tanto, debes establecer ese horario desde cero y, lo que es más importante, seguirlo religiosamente.

Una cosa que puede ayudarte es una aplicación de planificación de tiempo diario que puedes usar para comenzar / terminar tu jornada laboral, tomar descansos y planificar tus tareas a lo largo del día para distribuir la carga de trabajo de manera más uniforme. Haz las cosas difíciles en la primera mitad del día y deja las tareas más pequeñas para el final de la tarde.

Planea, planea, planea

La planificación es tan básica y común que es muy fácil pasar por alto su importancia. Lo que queremos decir con planificación aquí es que tienes que crear una lista de tareas para el día (¡todos los días!) priorizando las más importantes ("bloqueadores") - si no las completas, considéralo un fracaso.

Esto te ayudará a mantenerte enfocado y minimizar el tiempo que de otro modo se podría haber perdido en varias distracciones, de las cuales hablaremos en detalle en el siguiente párrafo.

Ah, y una cosa más: no programes tus descansos con tanta rigidez. Si has trabajado durante 4 horas seguidas en un proyecto realmente importante, entonces te mereces un descanso de más de 10 minutos o lo que esté programado en tu agenda diaria. Trabajar duro también significa trabajar de forma inteligente.

Conoce tus pérdidas de tiempo y elimínalas

Ya sea que los miembros de tu familia te pidan constantemente un minuto de tu tiempo o videos de YouTube o cualquier otra cosa que valga la pena desperdiciar varios minutos de tu vida sin sentido, debes:

A) admitir que existen estas distracciones y reconocerlas como tales;

B) identifica las que ocupan demasiado de tu tiempo y, por lo tanto, reducen tu productividad;

C) combatir esas distracciones simplemente no permitiéndoles entrar en tu cabeza e idealmente manteniéndolas fuera de la vista (lo que no siempre es posible con los niños ruidosos).

Utiliza el software adecuado de gestión del tiempo

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En caso de que aún no lo hayas notado, seguimos mencionando mucho el seguimiento del tiempo en este artículo, lo cual tiene mucho sentido, ya que de eso se trata. Sin embargo, es más que solo palabras y recomendaciones, ya que existen ciertas herramientas prácticas que pueden ayudarte en el seguimiento del tiempo en las pequeñas empresas.

La mayoría de ellas vienen en forma de una aplicación de seguimiento de tiempo para iPhone o Android con una versión web opcional. La funcionalidad que ofrecen es bastante básica:

·      iniciar/detener/pausar la jornada laboral;

·      realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas 

·      calcular la asistencia;

·      calcular las horas facturables.

Ciertas aplicaciones también pueden entrar al territorio del spyware al monitorear tu actividad en el ordenador (tomar capturas de pantalla en momentos aleatorios, informar las páginas web que visitas, etc.), pero eso es demasiado para algunos managers de proyecto que generalmente confían en sus compañeros de equipo.

Si estás buscando la mejor aplicación de seguimiento del tiempo personal con muchas funciones, fácil de usar y gratis, debes probar Bitrix24. Somos una de las aplicaciones gratuitas del seguimiento del tiempo que te permite marcar la entrada y la salida directamente desde tu teléfono móvil, lo que la hace muy conveniente para equipos remotos o equipos que a menudo tienen que trabajar sobre la marcha.

Prueba la aplicación de seguimiento de tiempo móvil Bitrix24 y verás qué otras excelentes funciones tiene reservadas. Gracias por leer este artículo y recuerda mantenerte seguro y productivo.