¿Qué es el software de gestión de proyectos?

Con el desarrollo de los negocios en los últimos años, la planificación de proyectos en las organizaciones ha cobrado mucha importancia. Por lo que toda empresa debe contar con personas especializadas, responsables y conocedoras en el proceso de planificación de proyectos para obtener una ventaja competitiva en su organización. El impacto de tener una persona experta y dominante en la gestión de proyectos de la organización es innegable y no debe ignorarse. La planificación de proyectos incluye reglas y principios que especifican cómo iniciar un proyecto, cómo implementarlo y las reglas y la planificación necesarias para implementarlo.

Ciertamente, cada proyecto tiene metas específicas, las que cada gerente del proyecto planifica con pleno conocimiento de las características del proyecto y la capacidad y habilidad del equipo para avanzar en ellas. El software de gestión de proyectos es uno de los software de gestión y ayuda a los directores de proyectos a poder realizar las tareas de planificación de proyectos de la mejor manera posible, incluida la planificación, el inicio, la implementación y la finalización. Por lo tanto, es necesario saber cómo funcionan los sistemas de planificación de proyectos.

El software de gestión de proyectos es un software que se utiliza para planificar el proyecto, avanzar en los procesos y responsabilidades de cada parte del proyecto, planificar todos los componentes del proyecto, determinar las responsabilidades del director del proyecto. Este software permite a los directores de proyectos gestionar el proceso del proyecto en cualquier departamento, incluso en las partes más pequeñas de la empresa. Un programa de gestión de proyectos correctamente administrado puede utilizarse como un sistema de oficina. Por lo tanto, un sistema de planificación de proyectos es un conjunto diverso de soluciones para usuarios y administradores de diferentes partes del proyecto, cuyo objetivo principal es facilitar la planificación y el seguimiento de los elementos del proyecto en todos los niveles.

Cómo elegir las mejores aplicaciones

Antes de examinar las características específicas del software del proyecto, es importante comprender la importancia del software de gestión de proyectos. El punto es que una herramienta de planificación de proyectos es posible sin un software aparte. Sin embargo, actualizar y hacer las cosas manualmente se vuelve extremadamente ineficiente. Además, aumenta el riesgo de cometer errores. A continuación, al estudiar los casos mencionados, te darás cuenta de la importancia de las soluciones de software:

·      Proporcionar la versión más reciente y precisa es difícil y requiere mucho tiempo.

·      Cargar la misma hoja de cálculo compromete la seguridad.

·      Las actualizaciones pueden olvidarse y los retrasos en los proyectos pueden aumentar.

El hecho de no utilizar herramientas de planificación de proyectos puede generar ineficiencia y pérdida de tiempo. En última instancia, esto afectará el negocio y la entrega de tu proyecto. Ahora que conoces algunas de las características de este software, es hora de hablar sobre cómo elegir la mejor aplicación de gestión de proyectos. En general, es mejor comenzar eligiendo el software adecuado para tu negocio investigando y limitando tus opciones. Algunos programas se eliminan fácilmente. Porque pueden estar fuera de tu rango de precios o pueden no ofrecer las funciones que necesites. Una vez que hayas eliminado las distintas opciones, haz las siguientes preguntas sobre el software seleccionado:

·      ¿El software es fácil de usar y aprender?

·      ¿Lo usará mi equipo?

·      ¿Apoya las comunicaciones y los agentes del proyecto?

·      ¿La herramienta de planificación de proyectos seleccionada es flexible?

·      ¿Se puede utilizar en varias partes diferentes?

·      ¿Puedes personalizar los informes 

·      ¿Hace posible la comunicación externa segura?

·      ¿Se conecta a otro software del grupo?

·      ¿Se actualiza regularmente?

Por supuesto, con cualquier software de gestión de proyectos, tendrás una curva de aprendizaje. Por esta razón, debes dar tiempo a tu equipo para aprender y trabajar con el software relevante. Muchos proveedores de software brindan a ti y a tu equipo la oportunidad de probar este software. Por lo tanto, es mejor recordar lo siguiente:

·      Especifica exactamente lo que necesitas en una plataforma de planificación de proyectos.

·      Asegúrate de verificar las opciones y hacer la investigación necesaria. 

·      Elige la mejor herramienta de planificación de proyectos para tu negocio.

¿Qué se puede hacer con una aplicación de gestión de proyectos?

Al asumir la responsabilidad de un proyecto, debemos recordar que el éxito del proyecto depende de tres factores importantes: tiempo, recursos y resultados. Todos los proyectos están al servicio de la satisfacción del cliente. Será muy fácil lograr el éxito en el proyecto y satisfacer al cliente cuando podamos crear el equilibrio adecuado entre los tres factores mencionados. Después de recibir el proyecto, el paso más importante para implementarlo y lograr el objetivo deseado es tener una planificación y una estrategia correctas y eficientes para avanzar mejor y más rápido en el proyecto. Al llevar a cabo un proyecto, para una mejor gestión de personas, tareas y recursos, es necesario utilizar una herramienta de planificación de proyectos.

Ahora, es importante saber qué puede hacer con dicho software y cuáles son las características de una aplicación de planificación de proyectos. Las características requeridas en las herramientas de planificación de proyectos dependen de su desempeño específico. Por ejemplo, no será lo mismo el mejor software de gestión de proyectos para autónomos que el mejor software empresarial. Sin embargo, hay algunas características a tener en cuenta cuando comiences a usar el software. Algunos de estos son:

·      Posibilidad de guardar y compartir documentos.

·      Colaboración en tiempo real y acceso a múltiples personas

·      Informe en el momento adecuado y con la capacidad de ajustarlos

·      Crear y personalizar plantillas 

·      Planifícalo y monitoréalo

·      Capacidad para controlar el tiempo y monitorear el progreso y administrar costos y recursos

·      Capacidad para conectarse con otro software comercial como contabilidad, etc.

·      Asignar recursos y determinar roles.

·      Personalizar los proyectos y procesos existentes dentro de la organización

·      Mensajería instantánea o chat de video cuando sea necesario 

·      Proporcionar herramientas de base de datos para documentar y acceder a los procesos internos.

El mejor software de gestión de proyectos para pequeñas empresas

Hoy en día, la gestión empresarial es significativamente diferente a la de años anteriores, y los métodos de éxito de las organizaciones han sufrido muchos cambios e incluyen nuevos criterios. Los proyectos de cualquier organización o, más específicamente, cada unidad en las organizaciones necesitan una gestión grupal adecuada para avanzar en el proyecto y una planificación cuidadosa con fácil acceso a estos planes. Para este propósito, el software y los programas de gestión de proyectos en el espacio de Internet han ganado recientemente una gran popularidad, y aquí vamos a revisar algunos de los software populares que pueden ayudar a las pequeñas empresas.

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Trello

Simplifica la gestión del flujo de trabajo con estilo Kanban. Los usuarios pueden ver las tarjetas en busca de actualizaciones incluso si no están dedicadas a ellas. Trello es útil para los equipos que necesitan realizar un seguimiento de su trabajo, pero no intentes utilizarlo como las herramientas tradicionales de planificación de proyectos. La versión gratuita del software incluye muchas funciones que pueden ser suficientes para equipos más pequeños. No hay funciones de informes. La falta de funciones de generación de informes significa que el software es adecuado para proyectos pequeños y trabajos continuos.

Asana

Tiene una buena interfaz de usuario y secciones gratuitas. Bueno para pequeñas y medianas empresas. Este software facilita la planificación de proyectos y el seguimiento del progreso, y es posible crear interdependencias entre tareas. El software también ofrece una opción gratuita que pueden usar 15 personas.

Jira

Jira es una plataforma ágil de planificación de proyectos online que utilizan los equipos de desarrollo para planificar, rastrear y publicar software. Esta es una herramienta popular diseñada y utilizada específicamente por equipos agile. El software se integra con muchas herramientas que permiten a los equipos administrar sus proyectos y productos. Jira comenzó como un programa de resolución de problemas, pero ahora está disponible en varias versiones, incluida Jira Core para la planificación de proyectos. Los trabajos en Jira Core todavía se llaman "temas" y puedes usarlos fácilmente para organizar proyectos, establecer prioridades y más. Jira no ofrece muchas funciones, pero ayuda a aumentar la productividad de los equipos más pequeños.

El mejor software de gestión de proyectos para grandes organizaciones

Liquid Planner

Ideal para satisfacer las necesidades de equipos grandes. Para empresas y grandes corporaciones, LiquidPlanner puede ser una de las mejores herramientas de planificación de proyectos del mercado. LiquidPlanner es excelente para proyectos grandes, el tiempo estimado se actualiza y los managers de proyecto siempre saben cuántos recursos y personal tienen. Implementarlo puede llevar mucho tiempo. Puede costar mucho para las empresas más pequeñas, pero los equipos más grandes lo ven como una buena inversión.

Wrike

Wrike es un software de gestión de proyectos basado en la web que funciona para empresas de todos los tamaños. Este software te permite realizar un seguimiento del tiempo y administrar proyectos a través de tu aplicación móvil. Aunque es un poco más caro que algunos de sus competidores, Wrike es una opción de calidad que puede ayudarte a lidiar con proyectos de cualquier tamaño. Wrike es una herramienta de planificación de proyectos online que cuenta con potentes funciones de seguimiento, colaboración e informes.

Funciones como formularios de solicitud dinámicos, diagramas de Gantt y paneles personalizables permiten a los usuarios simplificar y automatizar sus procesos. Este software ayuda a tu negocio a ser eficiente, competitivo y productivo. Los flujos de trabajo, los campos y las estructuras de archivos personalizados permiten que los equipos sean flexibles en lo que hacen. La integración de este software es muy alta, incluso para CRM, mensajería y contabilidad.

AceProject

AceProject es una herramienta de planificación de proyectos basada en la web que te ayuda a administrar proyectos de principio a fin. Es una herramienta completa de planificación de proyectos en línea para personas, equipos y empresas que necesitan tomar el control de sus importantes flujos de trabajo. Con sus funciones de seguimiento de tiempo y costos, AceProject proporciona herramientas para que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto aprobado.

Los usuarios pueden ver fácilmente todos sus proyectos con un tablero de proyectos que proporciona información instantánea con gráficos y detalles separados por colores. Mediante diagramas de Gantt, puedes observar las complejidades de un proyecto y su progreso para que puedas tomar decisiones y actuar.

La mejor aplicación de gestión de proyectos con funciones especiales

Como dijimos, el propósito de dicho software son las herramientas de planificación de proyectos, una mejor cooperación entre los miembros del equipo y, en última instancia, una mayor productividad. Por lo tanto, se necesitan características y criterios para seleccionar el mejor software. Las características importantes para considerar al elegir el mejor software generalmente incluyen lo siguiente:

·      Planificación

·      Análisis de progreso

·      Reportes

·      Funciones de ahorro de tiempo 

·      Comunicación 

·      Posibilidad de sincronizar con otro software

·      Interfaz

Ciertamente, ningún software es el mejor de todas las funciones enumeradas, y cada uno es mejor en una función. Aquí hay 10 ejemplos de los mejores programas de gestión de proyectos.

1.     Taskulu

2.     ClickUp

3.     Freedcamp

4.     Bitrix24

5.     Podio

6.     Airtable

7.     HeySpace

8.     Monday.com

9.     Hub planner

10.   Clarizen

Conclusión

La planificación de proyectos en las empresas es algo sensible y necesario y se realiza de diferentes formas. Las aplicaciones especiales de planificación de proyectos disponibles en Internet hacen precisamente eso. No todo el mundo está contento cuando implementa una herramienta importante como las herramientas de planificación de proyectos. Tus empleados ya están acostumbrados a una serie de pasos, por lo que cualquier interrupción puede ser frustrante. Por lo tanto, asegúrate de tener un fuerte liderazgo en la decisión de introducir el software. Esto aumentará la confianza en ellos mismos y se eliminarán los comentarios negativos.

El equipo de implementación debe poder explicar a sus empleados la necesidad del software y cómo su equipo realizará el proyecto. A pesar de tus arduos y tediosos esfuerzos para convencer al equipo de la importancia de las herramientas de gestión de proyectos, es posible que encuentres problemas de persuasión con uno o varios miembros. En la mayoría de los casos, estos problemas son normales y deben abordarse. Tal situación debe tratarse con paciencia y sus opiniones no deben ignorarse por completo. Escúchalos atentamente para demostrar que su opinión también es importante.

Varios grupos en la industria de herramientas de planificación de proyectos prevén un crecimiento positivo en los próximos años. Una de las mejores herramientas de gestión de proyectos es Bitrix 24. Esta plataforma ofrece muchas opciones a pequeñas y grandes empresas. Además, Bitrix 24 se puede contar como una de las aplicaciones que pueden ser útiles y efectivas en los tiempos actuales y futuros. Creemos que, al leer este artículo, ahora puedes buscar y encontrar rápidamente el mejor software de gestión de proyectos para tu negocio.