Las 12 mejores herramientas de software de programación de tareas que deberías probar

Las top 10 herramientas de software de programación de tareas en 2022

Si deseas aumentar la productividad del equipo de trabajo, no lo dudes e implementa una herramienta de programación de tareas. La misma simplificará la asignación de actividades y el conocimiento de las responsabilidades por cada miembro del grupo. Esto favorecerá un mejor clima laboral al reducir el estrés que causa la incertidumbre. La utilización de una plataforma de gestión de tareas minimiza esta situación y maximiza la compenetración con la actividad asignada.

A nivel práctico, su implementación automatiza tareas repetitivas y facilita la gestión de interdependencias. Olvídate, entonces, de tener que modificar manualmente todo un hilo de tareas cuando una requiere más tiempo del estimado. Asimismo, estos cambios se reflejarán automáticamente en los calendarios de tareas de cada implicado. Suena bien, ¿verdad? Si estás pensando en poner en marcha una herramienta de programación de tareas, descubre las opciones más completas a continuación. Luego, podrás determinar cuál es el mejor software de programación de tareas para tu empresa.

1. Bitrix24

Miles de empresas en el mercado eligen Bitrix24 como el mejor software de programación de tareas. Organiza las tareas por proyectos y establece como responsable al empleado más idóneo para cada una de ellas. Crea, a su vez, tareas y subtareas, dependencia entre tareas, plazos de entrega y recursos asignados. Asimismo, puedes señalar prioridades de tareas con límite de tiempo para que tu equipo se esfuerce por cumplirlas. Bitrix24 generará reportes de eficiencia de cada tarea para que puedas monitorear el rendimiento y el cumplimiento de objetivos.

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2. Asana

Asana es una de las aplicaciones de productividad más populares en la actualidad. Esta plataforma destaca por la facilidad de uso al momento de crear listas de tareas. Las mismas pueden organizarse por proyecto o por plazo de entrega en solo algunos clics. Esto facilita la visualización tanto para los miembros de tu equipo, como para el líder del mismo. Asimismo, fomenta una buena cohesión laboral al ofrecer la posibilidad de enviar mensajes privados para consultas.

Por otra parte, cada miembro asignado en una lista de tareas puede comentar sobre las mismas. Merece la pena destacar que el programa envía notificaciones tanto de las comunicaciones entre los miembros como recordatorios de fechas límites. Si bien permite una rápida visualización de la asignación de tareas y de su avance, no incluye diagramas de Gantt. Por supuesto, cuenta con versión gratuita y de pago. Esta última habilita el cronograma, los campos personalizados, los flujos de trabajo y las plantillas de tareas, entre otras opciones premium.

3. Trello

La principal característica de Trello es su visualización en forma de tableros, tarjetas y listas. Se trata de una herramienta de programación de tareas sumamente intuitiva que permite ver una panorámica de todos los proyectos en desarrollo. Se parece un poco al diagrama de Gantt, aunque no tiene las mismas funcionalidades. No obstante, ofrece seguimiento de la productividad individual y grupal.

Las tarjetas se agrupan en tres columnas: “pendientes”, “en desarrollo” y “completadas”. Asimismo, cada una incluye toda la información necesaria sobre la tarea. Esto significa desde los documentos hasta los recursos asignados, los responsables y los plazos de entrega. Una ventaja a destacar es la posibilidad de dejar mensajes bajo cada tarjeta comentando la tarea. Por otra parte, el programa envía recordatorios cuando se acerca la fecha de finalización de una tarea y automatiza acciones, como mover listas. La versión gratuita permite la creación de hasta diez tableros, cada uno con tarjetas ilimitadas. Si optas por un plan de pago, obtendrás tableros ilimitados y muchas más plantillas y funcionalidades de personalización y automatización.

4. Smartsheet

Smartsheet es considerado por algunos emprendedores y dueños de pequeñas empresas el mejor software de programación de tareas. Esto se debe a que combina la gestión de tareas, proyectos, marketing y recursos humanos con las herramientas de comunicación. Una de las opciones más destacables es su altísimo nivel de personalización sobre hojas de cálculo. Como lees, la plataforma basa su organización de flujos de trabajo en las clásicas hojas de cálculo, aunque renovadas.

Al iniciar en la app, se crea un tablero de tareas. Sin embargo, a diferencia de Trello, permite la determinación de jerarquías y prioridades tan solo con arrastrar y soltar celdas. Lo mejor es que cada usuario puede visualizar la información con un formato condicional programado. Quizás una de sus funcionalidades más valiosas sea el seguimiento de presupuesto. Gracias a él, puedes vincular el presupuesto del proyecto al tablero de tareas y corroborar, así, si el mismo está siendo respetado. Asimismo, es posible automatizar tareas repetitivas. Finalmente, aporta reportes en tiempo real sobre el avance del proyecto. Cuenta solamente con versión de pago, tras 30 días de prueba.

5. Monday

¿Buscas una aplicación de gestión de tareas que te permita generar tanto diagramas de Gantt como tableros Kanban? Monday no solo te ofrece esta posibilidad, sino también elaborar flujos de trabajo automatizados y ampliamente personalizables. Cada uno de los usuarios tiene la posibilidad de agregar “pulsos” (así se llaman las tareas) a cada tablero. Por supuesto, es posible determinar quién puede visualizar dicha tarea: todo el equipo o únicamente algunos miembros. Los “pulsos”, además, se arrastran y sueltan para cambiar la tarea de equipo, de supervisor o, simplemente, marcarla como finalizada.

Su diferencial es posibilitar la participación de los clientes como “invitados”. De esta manera, se favorece la vinculación del cliente con el proyecto y, también, la recepción de retroalimentación. Como puedes sospechar, cada usuario habilitado puede dejar comentarios bajo cada tarea, agilizándose así la comunicación dentro del equipo de trabajo. Monday se integra con variadas aplicaciones, que van desde el calendario de Google hasta Slack, Trello o Asana. Si bien puede resultar muy práctica, esta aplicación se centra más que nada en la gestión de proyectos. Los precios de los planes se relacionan con la cantidad de usuarios.

6. Fellow

Entre todas las aplicaciones de productividad, Fellow es una de las más curiosas, ya que se centra en las reuniones. Toda la planificación de tareas nace a través de reuniones. Básicamente, actúa como agenda online en la que se estructuran reuniones y notas. La plataforma brinda plantillas para generar dicha organización. Si bien puede resultar difícil de imaginar, es a partir de una reunión que se genera un flujo de trabajo sobre la base de las tareas que de la misma se desprenden.

Puede ser el mejor software de programación de tareas para aquellas personas que desempeñan su profesión principalmente a través de reuniones. Al igual que las anteriores, permite la determinación, asignación y administración de tareas. La visualización de las mismas es simple y organizada. Ahora bien, se trata de un buen complemento para una herramienta de gestión de proyectos o puede ser útil en el caso de necesitar una app sencilla, ya que es limitada. Fellow se integra con diversas plataformas como Workday o Google Calendar. Su plan gratuito es apto hasta 10 usuarios.

Pero esto no es todo. Puedes crear tanto diagramas de Gantt como tableros Kanban para que todos los involucrados visualicen fácilmente las tareas, los responsables y las fechas de finalización. Por supuesto, es posible comentar las tareas. No obstante, Bitrix24 es mucho más que un gestor de tareas. Es una plataforma integral que te brinda herramientas de comunicación como chat, llamadas de voz y videollamadas en HD para solucionar las consultas en el momento, o calendarios compartidos para evitar que se superponen tareas o reuniones, entre muchas otras posibilidades. Por otro lado, cuenta con almacenamiento de documentos y permite la colaboración a través de la edición conjunta en tiempo real.

Además de contar con un potente CRM, esta plataforma ofrece múltiples integraciones y personalización a través de aplicaciones en su market. Tiene una versión en premisa y otra en la nube, además de un plan gratis y diferentes planes de pago.

7. Wrike

¿Buscan aumentar la productividad del equipo a través de la reducción de correos electrónicos, llamadas y consultas? Wrike puede ser lo que estás buscando. El programa se organiza en carpetas; cada una representa un departamento o un cliente y puede contener varios proyectos con tareas y subtareas. Por supuesto, se posibilita entablar interrelaciones entre tareas para que los cambios en una generen automáticamente modificaciones en otras. Estos, a su vez, se notifican directamente a todos los interesados.

En Wrike, podrás asignar cada tarea o subtarea a un responsable diferente, adjuntar archivos, etiquetar partes relevantes, establecer plazos y dejar comentarios. La app destaca por ofrecer un espacio de trabajo en tiempo real; es decir que los usuarios pueden editar los documentos en vivo, al igual que en Google Docs. También, cuenta con diagramas de Gantt que favorecen la visualización de tareas múltiples y permiten reconocer los cuellos de botella de cada proyecto. Cada empleado puede utilizar el temporizador para monitorear el tiempo dedicado a cada tarea, situación que permite determinar el correcto uso de recursos. Wrike tiene una suscripción gratuita para hasta 5 usuarios.

8. ClickUp

Seguramente, has escuchado hablar de este software de programación de tareas, ya que es uno de los más utilizados. El mismo permite que los usuarios creen un proyecto en forma de lista, subtareas anidadas o tableros Kanban. Además, cada empleado puede configurar espacios particulares para guardar detalles sobre cada proyecto y filtrar sus tareas según su estado. Por otra parte, se puede disminuir el desorden visual ocultando subtareas durante un tiempo u optar por diferentes visualizaciones de tareas. Las disponibles son calendario, mapa, diagrama de Gantt, mapa mental, línea de tiempo y gráfico Boxx, además de Kanban.

Al igual que otras plataformas, ClickUp posibilita la creación de dependencias entre tareas. Una diferencia es que los usuarios pueden señalar “bloqueadores”, o circunstancias que impiden que sigan adelante con una actividad. Para corroborar la carga laboral de los empleados, puedes ver el diagrama de flujo de trabajo. Cambiar de una visualización a otra es tan fácil como hacer un clic. A nivel comunicación, etiqueta a un miembro del equipo en cualquier publicación para que este reciba una notificación. Así, se reducen las demoras comunicacionales. El plan gratuito funciona para usuarios ilimitados, pero con un almacenamiento de solo 100 MB.

9. Taskworld

Taskworld es una herramienta que fue diseñada específicamente con el fin de aumentar la productividad del equipo. Por esta razón, destaca el chat interno y los espacios de trabajo compartidos. Los usuarios pueden crear tableros de tareas en la nube. Estos pueden visualizarse como listas o como tableros Kanban según las preferencias particulares. Su uso es sencillo: solo hay que arrastrar y soltar tareas para colocarlas dentro de un proyecto. Una vez determinadas, solamente queda asignar responsables, fechas de entrega y las etiquetas necesarias.

En cuanto a la automatización, Taskworld destaca por permitir la configuración de tareas diarias, semanales y mensuales de manera automática. Así, se minimiza la inversión de tiempo en actividades repetitivas. Por otro lado, es posible generar plantillas de proyectos o copiarlos para evitar empezar el trabajo de cero. En cuanto a las tareas individuales, estas pueden vincularse a varios proyectos. Al igual que otras plataformas, los usuarios pueden dejar comentarios bajo las tareas, pero también utilizar el chat. Una función que llama la atención es la puntuación de tareas según dificultad. Luego, podrás ordenarlas según dicha puntuación para comenzar por la más compleja. Finalmente, puedes filtrar tareas según fecha de entrega, estado, responsable y otras variables. Taskworld no cuenta con versión gratuita.

10. Microsoft To Do

¿Eres un usuario habitual de Microsoft? Si es así, te gustará saber que el gigante tecnológico ha creado un software de programación de tareas bastante capaz. En un principio conocida como Wunderlist, Microsoft To-Do puede ser perfecta para planificar la rutina diaria de los diferentes usuarios. La plataforma permite la creación de tareas individuales y, también, listas de tareas grupales.

Asimismo, este software permite adjuntar archivos relacionados con cada tarea. Por supuesto, también podrás segmentar tareas en subtareas y asignar responsabilidades. Sin embargo, no es posible determinar prioridades de tareas ni generar reportes. Se trata de una aplicación básica, solamente para organizar la división de tareas de un equipo pequeño. Microsoft To Do se sincroniza en Windows, Mac y la web, y puede integrarse con Outlook Tasks. Puedes utilizarla con tu cuenta Microsoft.

11. Basecamp

Basecamp ha sido diseñado para gestionar proyectos remotos. Por lo tanto, ofrece diferentes visualizaciones de flujos de trabajo y, también, herramientas de comunicación. Así, contribuye al trabajo colaborativo. Puede ser práctico tanto para pymes como para grandes empresas, al optar por el plan más adecuado. A nivel funcional, la interfaz es sencilla e intuitiva.

Tras crear diferentes tableros, podrás proceder a la elaboración de tareas y subtareas, y la asignación de las mismas. Cada tablero proporciona una descripción general de todas las asignaciones e incluye los documentos necesarios. El acceso a los mismos está regulado por el administrador. Si bien los tableros pueden personalizarse, no es posible visualizarlos como diagrama de Gantt ni tablero Kanban. No obstante, la aplicación permite el envío de mensajes bajo cada tarea etiquetando a los miembros. La versión gratuita está disponible solo para uso personal, de estudiantes o de autónomos.

12. Teamwork

Totalmente enfocada en la colaboración, como su nombre bien lo indica, Teamwork tiene interesantes herramientas de administración de tareas. Las mismas pueden configurarse como listas, diagrama de Gantt o vista de tableros. Así, es posible manejar múltiples proyectos con una única aplicación. Tras la creación de las tareas, procederás a la asignación de responsables y fechas de entrega, todo con pocos clics, ya que su uso es muy sencillo.

Una de sus mayores ventajas es la completa integración con plataformas que ya puedes estar utilizando como Slack, Google Drive o Xero. Si bien cuenta con un plan gratuito, esta incluye solamente funciones básicas de gestión de tareas y mensajes bajo las mismas. Para acceder a vistas ágiles, reportes de tiempo de proyectos, programación de recursos u opciones personalizables, deberás optar por una versión de pago.

¿Cómo elegir el mejor software de programación de tareas?

Escoger el mejor software de programación de tareas puede resultar una tarea compleja debido a la enorme oferta disponible. Sin embargo, con un poco de paciencia lo lograrás. Solamente, debes analizar en profundidad cuáles son las necesidades de tu empresa y tu presupuesto. Además, presta atención a la cantidad de usuarios, las funcionalidades que consideras imprescindibles y las integraciones requeridas.

Seguramente, tras leer este resumen sobre la operatividad de las mejores plataformas de gestión de tareas del 2022 ya tienes alguna en mente que te gustaría probar. Por lo general, la mayoría de estas aplicaciones de productividad ofrecen una suscripción gratuita o una prueba sin costo. No dudes en utilizar dicho tiempo para determinar si es la adecuada para tu compañía.

Si buscas una herramienta de programación de tareas que te brinde apoyo a nivel integral, dale una oportunidad a Bitrix24. Se trata de una verdadera solución de 360º capaz de centralizar todo el manejo de tu empresa en un único lugar. Millones de pequeñas, medianas y grandes empresas han elegido Bitrix24 y lo consideran el mejor software de programación de tareas. Pruébalo hoy mismo.