Cómo hablar con un cliente por primera vez

La primera impresión es la que cuenta. De allí la importancia de saber cómo hablar con un cliente por primera vez al representar a una compañía. El objetivo principal es brindar una experiencia positiva y dar a conocer los beneficios que tu empresa tiene para ofrecer. Al mismo tiempo, abordar cada punto de forma adecuada, resaltando su contribución para alcanzar las metas del cliente, es clave para posibles negociaciones futuras.

El objetivo de este primer acercamiento es conseguir datos relevantes sobre el negocio del cliente, visión y misión. Con esto en mente, y considerando que el tiempo de ambas partes es valioso, es necesaria una estructura que permita abordar todos los puntos.

Saber cómo hablar con un cliente por primera vez es esencial para mantener una adecuada comunicación entre las partes. Esta debe tener sus bases en un intercambio de ideas de forma clara y transparente, consiguiendo un ambiente relajado en el que estén implícitos los límites y el respeto.

FAQ

Consideraciones para impresionar a un cliente en la primera reunión

Los medios para atraer a un cliente, bien sea una campaña de marketing o por referencias, son irrelevantes si no existe una maquinaria de soporte que pueda convertir al prospecto en cliente. Saber cómo impresionar a un cliente en la primera reunión marca la diferencia, abriendo la puerta a nuevas oportunidades.

Para proceder con la primera entrevista de negocios se necesita recorrer una fase de preparación de la reunión con el cliente. En esta etapa se lleva a cabo un estudio o auditoría del prospecto, definiendo aspectos que puedan ser de su interés. Este conocimiento base permite elaborar una estructura que abarque todos los puntos necesarios a tratar.

Desarrollar el evento de forma profesional y organizada contribuye a generar una impresión positiva y sólida del servicio ofrecido. Pero, en concreto, ¿cómo hablar con un cliente por primera vez y conseguir resultados exitosos?

Realiza una auditoría previa al primer encuentro

Para saber cómo hablar con un cliente por primera vez lo principal es conocer su negocio a fondo. Para poder ofrecer soluciones adecuadas es necesario comenzar por conocer aspectos básicos del prospecto. Analizar sus objetivos, misión, visión y valores será lo primero. De allí, evaluar su historial en el mercado, años de operación y demás aspectos relevantes. Verificar su presencia online, o revisar cualquier artículo reciente sobre el usuario e incluso consultar con amigos y/o conocidos, puede servir para crear un perfil.

Con los datos recopilados, se puede preparar una lista con toda la información recabada y agregar las dudas y asuntos que se deban plantear. Preparar preguntas sobre la empresa orientadas al proyecto de consultoría, solicitando detalles relacionados con el equipo humano y su formación, es una estrategia muy utilizada.

Evalúa experiencias previas de tu empresa con clientes similares

Conociendo al cliente, comprobar las fortalezas y debilidades del sistema actual de ventas de la empresa puede ayudar a establecer las estrategias adecuadas según sea el caso. Identificar casos de éxito permite mantenerse alerta, evitar errores del pasado, y dejar la puerta abierta a incorporar todas las mejoras posibles en el proceso de captación de nuevos clientes.

Basados en el análisis interno y experiencias previas de tu compañía será más sencillo preparar al personal de ventas para que puedan adaptarse a diferentes situaciones. La capacidad de adecuarse a cada cliente, tomando ventaja de situaciones anteriores contribuye a mejorar los resultados en ese primer acercamiento. 

Crea un paquete de bienvenida y una presentación que ilustre y guíe el recorrido

Para obtener los mejores resultados es necesario saber cómo hablar con un cliente por primera vez, y utilizar los recursos de forma apropiada. En este sentido, es recomendable preparar una presentación genérica pero muy clara de lo que se pretende. Complementar esto, con acercamientos iniciales, como hablar con un cliente por primera vez por teléfono para ultimar detalles de la reunión, o utilizar otros medios de comunicación para obtener más información, puede facilitar el proceso.

Una guía sencilla que contenga información de tu empresa, indicando con claridad los servicios que presta, opiniones de clientes, procedimientos generales, métodos de pago y una lista de verificación para la reunión, genera expectativas en el prospecto. Además, enviar esta guía al cliente a tiempo permite que la pueda leer, realizar preguntas y aclarar cualquier duda antes del encuentro. Esta estrategia proyecta los aspectos que serán incluidos en la primera reunión, además de reflejar transparencia y claridad en los procesos.

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Escucha con atención y mantén una agenda flexible

Un error común de empresas que no manejan estrategias asociadas a cómo hablar con un cliente por primera vez es enfocar el primer acercamiento en sí mismos. Claro que, esta es la oportunidad de ofrecer los servicios de tu empresa, pero también de obtener datos que permitan un acercamiento asertivo. Prestar mucha atención, tomar nota y formular las preguntas adecuadas puede aportar más que sólo describir cómo funciona tu negocio y sus beneficios. Conocer las condiciones de operatividad del cliente, brinda herramientas valiosas para ofrecer soluciones a medida.

Debe existir un nivel de flexibilidad en la agenda y habilidades comunicativas, que permitan escuchar y adaptar el discurso en función de los intereses de ambas partes. Si bien la preparación previa es importante, no se trata de aprenderse un libreto de memoria y exponerlo al cliente. Es necesario prepararse para el intercambio de ideas y propuestas.

Evalúa e identifica puntos críticos

Cada problema del cliente en el desarrollo de su negocio puede ser una oportunidad de presentar una solución innovadora y oportuna. Conocer los puntos críticos que producen inquietud en el cliente permite visualizar lo que tu empresa puede hacer para apoyarlo.

Parte de saber cómo hablar con el cliente la primera vez pasa por contar con la experiencia para presentar soluciones que se hayan aplicado en situaciones similares. Incluir cualquier caso modelo que se haya completado con éxito, dará mayor fuerza a la propuesta y su posible éxito.

Mostrar resultados a los clientes a través de datos, estadísticas, imágenes, gráficos, vídeos y algún resumen de opinión de los usuarios demuestra profesionalidad, seriedad y responsabilidad. Más que mostrar lo que tu empresa hace, se trata de ponerlo en términos que permitan visualizar cómo el servicio ofrecido se convierte en un solución, simplifica la operatividad, o representa un incremento en la productividad/ganancias del cliente.

Anticiparse a las preguntas habituales

Es una buena estrategia incluir en el paquete de bienvenida del cliente un conjunto de preguntas y respuestas que hacen los usuarios en las reuniones iniciales. El cliente sentirá que al anticiparse a sus necesidades se está valorando su tiempo, dejando en claro una gran experiencia en el mercado. Colocar una lista de preguntas frecuentes en un medio de fácil acceso para el cliente, constituye un detalle que refleja atención oportuna y permite enfocar el encuentro en aspectos más relevantes.

Datos asociados a las tarifas del servicio por paquetes, experiencia previa, y ejemplos de proyectos típicos que maneja tu empresa representan información valiosa para el prospecto. El dar a conocer estos datos de antemano, da mayor seguridad y posibilidades de un segundo encuentro. Sumado a esto, abre la oportunidad de centrar la reunión en el cliente y reduce el tiempo de explicación del servicio a respuestas puntuales y aclaración de dudas específicas remanentes.

Cuida la imagen de la empresa sin importar el medio de comunicación

Conocer cómo presentarse a un cliente por primera vez abarca también la imagen que refleja el representante de la empresa. Aunque es importante demostrar conocimiento y experiencia, vestir adecuadamente es una forma de ofrecer respeto a los asistentes y demostrar profesionalidad. Este aspecto tampoco debe descuidarse al utilizar medios tecnológicos como videoconferencias para encuentros a distancia.

También se pueden utilizar otras estrategias, como presentarse a un nuevo cliente por correo electrónico para enviar  una propuesta. El contenido del mensaje en este caso, debe representar formalidad y disponer de toda la información necesaria para el momento. Al utilizar otras modalidades, como hablar con un cliente por teléfono, cuidar el tono de voz, mantener una pronunciación clara y suministrar la información precisa, puede marcar la diferencia en el resultado.

Analiza el perfil profesional y rol de quién representa al cliente

Disponer de información sobre la persona con la cual se va a producir una primera reunión ayuda mucho en la preparación previa. De esta forma, el enfoque de la reunión debe ser más técnico o más enfocado a negocios en función del conocimiento y poder de decisión de quién recibe el mensaje. Es diferente dirigirse a un jefe de departamento, que a un alto ejecutivo y, en ambos casos, las estrategias deben direccionarse a mantener la atención e interés de los presentes.

En general, es sencillo recopilar información sobre el perfil profesional del asistente, recurriendo a las redes sociales Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter o Google.  Aunque no es el único medio, si resulta ser el más cómodo. Todos estos datos contribuyen a definir las estrategias de comunicación más adecuadas y hacer llegar el mensaje.

Demuestra tu experticia y conocimientos técnicos

El encuentro inicial es la oportunidad de demostrar que sabes cómo hablar con un cliente por primera vez y dejar una buena impresión. Para ello, preparar un resumen de los proyectos en los que se ha participado, destacando los proyectos importantes debe formar parte de las evidencias que soportan la presentación. Sin embargo, es necesario siempre garantizar la discreción, evitando presentar datos sensibles o nombres de clientes previos.

Cerrar la reunión definiendo y formalizando los pasos a seguir es una muestra de interés y responsabilidad. Un vendedor experto siempre debe resaltar los aspectos que diferencian sus productos y servicios de otras marcas y conocer las necesidades del cliente antes del momento del primer encuentro. Estos factores permiten orientar el proceso de venta de la forma más adecuada.