Cómo crear un plan de trabajo remoto para tu equipo

En un mundo cada vez más globalizado en el cual los trabajadores exigen una mayor conciliación entre el desempeño profesional y la familia, el trabajo remoto ha surgido como una opción cada vez más atractiva y viable, ya que disminuye los costos fijos de las empresas y le brinda a los empleados una autonomía inimaginable en el pasado. No obstante, para alcanzar el éxito resulta vital la elaboración de un detallado plan de trabajo remoto.

Si tu empresa se ha sumado a la nueva tendencia y estás intentando comprender exactamente qué es un plan de trabajo remoto y cómo puedes implementarlo, continúa leyendo para obtener todas las respuestas a tus dudas y llevar tu compañía a un nuevo nivel.

¿Qué es un plan de trabajo remoto?

Un plan de trabajo remoto es una estructura que permite visualizar todas las tareas y los procesos que deben llevarse a cabo para alcanzar los objetivos de la compañía. Dentro de este plan, se consignan las metas, las estrategias y las tácticas, las herramientas a utilizar, las responsabilidades, las fechas de entrega y todo lo relativo al desarrollo de la actividad empresarial.

Básicamente, se trata de una hoja de ruta que guía los pasos a seguir por cada miembro de un equipo de trabajo, con el fin de contribuir a la maximización de las ganancias y al crecimiento general de la organización. Por otra parte, en el plan de trabajo a distancia se determina, también, la manera en la que se llevará a cabo el contacto y la comunicación entre empleados y con los superiores, y los KPI de desempeño.

¿Cómo elaborar un plan de trabajo remoto?

Sin lugar a dudas, crear e implementar un plan de trabajo remoto le otorga claridad a todos los miembros del equipo de trabajo en lo relativo a sus funciones y responsabilidades. Así, la empresa optimiza el uso de recursos a través de la planificación y, a la vez, cuenta con las informaciones necesarias para evaluar el desempeño de los empleados.

Para elaborar paso a paso un plan de trabajo a distancia para un equipo de trabajo es imprescindible tomar en cuenta algunas variables, como el establecimiento de objetivos claros y medibles, la flexibilidad necesaria para que el grupo de trabajo pueda alcanzarlos y una fluida comunicación bidireccional que promueva el trabajo en equipo.

1. Creación de una política de trabajo remoto

El primer paso de un plan de trabajo remoto debería ser la elaboración de una política para los empleados; esto es de una determinación de las pautas y las reglas necesarias que los trabajadores deben cumplir para asegurar la calidad del desempeño.

De manera básica, esta política recoge un código de conducta, una política de confidencialidad, una política de vestimenta, una estipulación de la forma del trabajo, ya sea por objetivos o por horas (en este caso, con un mínimo de horas requeridas), y las medidas de seguridad online requeridas.

2. Elaboración de guías del trabajo remoto

El teletrabajo es una nueva manera de trabajar para la gran mayoría de los empleados. Por este motivo, resulta esencial crear una guía del trabajo remoto que sirva para sentar las bases de lo que se espera sobre el desempeño y la manera de llevar a cabo las tareas desde el hogar.

Entre los lineamientos habitualmente incluidos dentro de estas guías se encuentra una conexión a internet confiable y rápida, un sitio de trabajo preparado a tal fin, lejos de distracciones, la organización de un horario de trabajo diario y de descanso o esparcimiento, y la pauta de encuentros online con los jefes y los compañeros del equipo de trabajo a fin de realizar brainstormings o coordinar tareas.

3. Otorgación de los elementos esenciales al trabajador

Si bien el trabajo remoto puede considerarse un avance para los empleados al permitir una mayor conciliación, también implica una movilización y gran adaptación por parte de los mismos tanto a nivel organizativo como de recursos.

La empresa debería, entonces, asegurarse de que cada trabajador cuenta con los implementos necesarios para desarrollar correctamente su función y, en caso de que esto no fuese así, debería proveer todo lo necesario para el desempeño de las tareas, como un ordenador, auriculares, teléfono móvil, software especializado, acceso a intranet o lo que fuese pertinente.

4. Implementación de horarios flexibles

Una de las principales ventajas del trabajo remoto, y de las más valoradas por los trabajadores, es la posibilidad de tener un horario flexible; es decir, adaptado a las propias necesidades de cada empleado. Esto favorece una mejor conciliación laboral y familiar.

Sin embargo, resulta importante para la empresa determinar de qué manera cada empleado podrá flexibilizar su horario, en relación de las tareas que realice y de su necesidad de tener contacto con otros miembros del equipo. Elaborar una política de flexibilidad de horario que indique un mínimo de horas laborales, un mínimo de objetivos a cumplir o la obligatoriedad de una franja horaria o algunas horas en común con los miembros del equipo, según las necesidades, puede ser fundamental.

5. Utilización de herramientas de comunicación bidireccional

Dentro del plan de trabajo remoto para tu equipo no puedes dejar de contemplar la importancia del uso de herramientas que simplifiquen la comunicación directa y bidireccional entre los miembros para, así, facilitar el intercambio de opiniones y datos, y la cooperación.

Una plataforma como Bitrix24 puede ayudarte en este aspecto, ya que brinda la posibilidad de comunicarse mediante chats en vivo, llamadas y videollamadas en HD e, incluso, permite organizar videoconferencias sin límite de tiempo.

6. Determinación clara de tareas

Uno de los mayores desafíos del teletrabajo es la asignación de tareas. En la oficina, resulta bastante habitual que las tareas se concedan de forma oral; sin embargo, en el caso del trabajo remoto las tareas deben determinarse con claras responsabilidades y fechas de entrega.

En el mercado, existen diferentes herramientas de software que facilitan esta asignación. Bitrix24, por ejemplo, permite la planificación de tareas a través de la distribución de las mismas con determinación de responsables y tiempos de inicio y finalización estimados. 

7. Planificación de reuniones del equipo de trabajo

Otro de los puntos fundamentales de un plan de trabajo remoto es pautar reuniones semanales, quincenales o mensuales en equipo y, también, de manera individual con cada miembro. De esa manera, el líder puede comunicar todo lo que necesite, además de mantener una relación cercana con cada empleado.

Si bien siempre es posible realizar un encuentro virtual de forma espontánea, es recomendable pautar de antemano fechas para las reuniones formales e, incluso, para aquellas informales cuyo principal objetivo es el team building.

8. Uso de calendarios compartidos

La flexibilidad laboral puede complejizar la posibilidad de organizar reuniones entre varios miembros del equipo, ya que cada empleado maneja sus horarios en relación con sus horas de mayor concentración y sus compromisos personales.

Implementar el uso de calendarios compartidos puede ser la manera más sencilla de que todos estén al tanto de los horarios en los que es posible contactar con un determinado compañero o superior. Bitrix24 brinda la posibilidad de crear tanto calendarios compartidos como calendarios personales para que cada trabajador ingrese sus días libres, días de enfermedad y vacaciones.

9. Utilización de la última tecnología

El plan de trabajo remoto debe considerar la implementación de la última tecnología para que todos los miembros del equipo de trabajo puedan acceder a los datos de los clientes, los proveedores y a cualquier información necesaria de forma sencilla.

Bitrix24 incluye una intranet con almacenamiento de datos en la nube o en premisa, CRM y la posibilidad de trabajar en vivo sobre documentos compartidos. Por supuesto, el acceso a la información puede ser regulado según permisos otorgados por el administrador.

10. Determinación de la medición de desempeño

El teletrabajo llega a las empresas de la mano de la flexibilidad de horarios y la medición de rendimiento en relación con los objetivos. De esta manera, resulta importante crear KPI de desempeño, es decir, indicadores que permitan evaluar la labor realizada por cada empleado.

Por supuesto, estos KPI deben ser comunicados a los trabajadores al iniciar cada proyecto. En la actualidad, las plataformas de trabajo online como es el caso de Bitrix24 incluyen informes de desempeño que permiten calificar el rendimiento personal sobre la base de diferentes variables.

Lleva a cabo tu plan de trabajo remoto con Bitrix24

¿Aún te preguntas cómo implementar el trabajo remoto en tu empresa? La mejor manera de llevar a cabo un plan de trabajo remoto exitoso es optar por la implementación de una plataforma integral de gestión empresarial como Bitrix24.

Bitrix24 ofrece soluciones a medida para la gestión de tareas y proyectos, calendarios empresariales, grupales e individuales, herramientas colaborativas y de comunicación, CRM y ventas, automatización de ventas y de marketing y mucho más. ¿Aún no lo has probado? No lo dudes, no te arrepentirás. ¡Regístrate ahora!