Checklist de proyecto para gerentes de proyectos

Fijar objetivos específicos medibles y realistas para la ejecución y culminación de las tareas involucradas en un proyecto es fundamental para obtener los resultados previstos. Una checklist de proyecto es una herramienta que contribuye a la obtención de resultados en el tiempo establecido. Se preparan acciones repetitivas que deben ser verificadas, dando la certeza que los procesos transcurren según lo planificado.

Asimismo, contar con una checklist de proyecto facilita la recopilación de datos de forma sistemática y el análisis de los factores que influyen en el desarrollo de un proyecto. El listado resultante debe especificar los procesos y pasos a seguir en cada momento, permitiendo incluso determinar y corregir de forma inmediata desviaciones que puedan afectar los tiempos de respuesta.

Para hacer más sencilla la tarea de gestión a los gestores de proyectos hemos recopilado los aspectos más relevantes que deberían ser incluidos en cualquier lista de verificación de proyecto a continuación. ¡No pierdas detalle!

1. Define metas concretas del proyecto

Definir las metas requiere tener claro lo que se desea obtener al final del proyecto y el propósito de invertir esfuerzos, tiempo y dinero. Si existe una visión clara del resultado esperado, es más sencillo iniciar el proceso sobre bases sólidas. Es indispensable tener objetivos claros, y comunicarlo a las partes involucradas.

Compartir el proyecto desde su inicio permite preparar una lluvia de ideas para lograr el máximo beneficio, obteniendo variedad de comentarios procedentes desde diferentes ópticas. Es la etapa que permite aclarar ideas y unificar la visión del proyecto para mantener a todos los miembros de tu equipo coordinados, remando en la misma dirección.

2. Planifica la estrategia para el desarrollo del proyecto

Delimitadas las metas, es necesario saber el cómo. Esta fase consiste en identificar las actividades principales del plan para lograr las metas. Se pueden alcanzar acuerdos a partir del intercambio de ideas para garantizar participación y transparencia. Incorporar esta etapa en la checklist del proyecto facilita la visualización de los objetivos y el camino a seguir.

Los gerentes de proyectos deben asegurarse de que todo funcione de acuerdo a lo planificado, tomando en cuenta contingencias dentro de la estrategia. Así que sé flexible para poder sortear inconvenientes, en caso de retrasos imprevistos. Esta estrategia debe verse reflejada en las conclusiones del proyecto una vez finalizado.

3. Define actividades y asigna responsabilidades

Conociendo la estrategia y con objetivos bien delimitados, el siguiente punto de la checklist del proyecto es crear actividades cónsonas con el plan de trabajo. En la gestión de tareas, cada actividad debe tener un equipo o persona responsable y fecha de entrega, para facilitar la visualización y seguimiento. En esta fase, los gerentes de proyectos deben tomar en cuenta los conocimientos y destrezas de cada profesional, con el propósito de conseguir los mejores resultados.

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Cabe destacar, que cada actividad demanda capacidades diferentes y la selección de la persona adecuada para su ejecución, va de la mano con el éxito del proyecto. Cualquier error en este aspecto puede ocasionar retrasos significativos en los avances del plan. Es importante, en este punto, elaborar una lista con todas las personas que participarán en el proyecto.

4. Prepara una primera versión del plan a seguir

En ocasiones, se pueden presentar muchas ideas en reuniones que no necesariamente funcionan bien al implementarlas en un plan de trabajo. De allí, la importancia de crear una primera propuesta que combine todo y permita descartar o validar ideas para incorporarlas o no en la estrategia de trabajo. 

Una versión preliminar del plan de proyecto permitirá al equipo evaluar todo en conjunto y detectar posibles fallas o aspectos a mejorar. El uso de herramientas automatizadas, en esta etapa, permiten visualizar el impacto de las modificaciones en el proyecto antes de implementarlas. Este cuarto punto de la checklist para administrar proyectos representa un instrumento que contribuye a proyectar resultados

5. Reconoce los indicadores de éxito

En esta etapa, el plan está claro, pero, para medir si el proyecto se está desarrollando de manera exitosa es necesario utilizar indicadores. Determinar los parámetros que miden el éxito del proyecto depende directamente de cuantificar cada logro con el peso correcto. Cada vez que se culmine un hito, se puede valorar lo que se ha logrado, cuanto avance representa dentro del proyecto y si se mantiene dentro de lo esperado.

Los indicadores son utilizados para realizar el seguimiento de los procesos, y permiten comprobar que cada participante está cumpliendo con las tareas y actividades correspondientes. Este proceso de seguimiento es fundamental en la checklist para gestión de proyectos, ya que va marcando el cumplimiento satisfactorio de las actividades planificadas.

6. Determina el camino crítico

Cuando se planifican las actividades y se relacionan entre sí, se genera la ruta crítica del proyecto, que no es más que la secuencia de las tareas a realizar. Un retraso en cualquier actividad, puede ocasionar un efecto cascada que magnifique el evento, afectando el avance del proyecto. 

El uso de técnicas como PERT y CPM, hoy en día, están incluidas en las herramientas online, apoyando a los usuarios para evitar el riesgo, generando de modo automático el flujo de trabajo óptimo para los proyectos. Las herramientas tecnológicas consideran los recursos disponibles y las relaciones entre las diversas actividades.

7. Analiza los riesgos del proyecto

Siempre es recomendable revisar la planificación al detalle y hacer un análisis detallado de los riesgos o dificultades que se pueden presentar durante el desarrollo del proyecto. Es importante formar una lista de situaciones que pueden cambiar el rumbo del proyecto para estar prevenido y disponer de un plan B. La idea principal es minimizar sus efectos.

En este aspecto, como gerente de proyecto, debes asegurarte de que la planificación no sea afectada por los riesgos asociados previstos. En todo momento, debes disponer de alternativas que permitan continuar con el adecuado desarrollo de las actividades. Acelerar ciertas tareas en caso de eventos imprevistos es una estrategia que puedes implementar para ganar tiempo y mitigar los riesgos.

8. Establece un plan de comunicación

La calidad de la comunicación y la relación interpersonal son aspectos primordiales para alcanzar las metas propuestas. Esto puede lograrse definiendo canales de comunicación abierta y habilitando medios para el intercambio diario, pero también la programación de reuniones frecuentes. Garantiza el flujo de información sobre cualquier ajuste o anomalía de modo oportuno; será clave para redireccionar esfuerzos a tiempo.

Los requisitos de comunicación en general, varían de acuerdo al rol y la participación de cada persona en el proyecto. Un equipo de trabajo con un intercambio pobre de información tiene un impacto directo en los resultados esperados. Es por ello que la creación de estrategias de comunicación es un punto que debe formar parte de cualquier checklist de proyecto.

9. Planifica el presupuesto y los recursos necesarios

Un gerente de proyectos debe considerar el presupuesto disponible en todo el proceso de planificación y asignar recursos de forma eficiente. En caso de tener un presupuesto limitado, utilizar la creatividad para la búsqueda de alternativas te permitirá ajustar el gasto sin sacrificar calidad en el resultado.

Es esencial que todas las personas que participen en el desarrollo del proyecto dispongan de acceso a herramientas que faciliten la gestión de sus tareas y la colaboración en equipo. En este contexto, garantizar el acceso en la red, recursos en la nube y acceso desde dispositivos móviles tiene un impacto positivo en el flujo de trabajo. Estos medios conceden la oportunidad a los participantes de poder avanzar en el proyecto. Asimismo, poner a disposición medios de comunicación facilita la interacción con otros miembros del equipo, garantizando flexibilidad y posibilidad de adaptación a los cambios.