Calendario de trabajo: 7 funcionalidades esenciales para lograr el éxito en la colaboración

Ya sea que gestiones una pyme, una gran empresa o un negocio online como autónomo, el uso de un calendario de trabajo se convierte en un factor fundamental para el cumplimiento en tiempo y forma de las obligaciones laborales. Sin lugar a dudas, es la mejor manera de que cada miembro de un proyecto cuente con una visión global del mismo y de las tareas de sus compañeros.

De cara a la consecución de los objetivos, un calendario de trabajo online se presenta como una de las herramientas fundamentales para favorecer el trabajo en equipo. Así, cada empleado puede mantener organizadas sus responsabilidades semanales tanto en el ámbito laboral como en el personal, mientras que los supervisores pueden corroborar la disponibilidad de los empleados para las reuniones departamentales o empresariales.

La importancia de crear un calendario de trabajo

La principal ventaja de la utilización de una app calendario de trabajo frente a los calendarios en papel es la posibilidad de acceder a la información virtualmente desde cualquier parte del mundo. Asimismo, simplifica la gestión de reuniones de equipos multidisciplinarios diseminados en diferentes husos horarios gracias a los calendarios compartidos.

Básicamente, un calendario para los trabajadores permite que cada persona, así como también cada grupo de trabajo, planifique, organice y gestione sus tareas diarias, semanales y mensuales de una manera sencilla y visual. Esta clara estructuración contribuye a la eficacia organizacional.

7 funcionalidades esenciales de un calendario de trabajo

En un mundo empresarial donde el trabajo en equipo gana día a día más peso, las herramientas colaborativas se han convertido en esenciales para cualquier organización que desee apostar por un aumento de la productividad en todos los ámbitos.

La implementación de un calendario de trabajo permite una buena coordinación de las tareas para evitar que las mismas se solapen; de esta manera, se optimiza por un lado el tiempo de cada empleado, así como también el uso de recursos de la compañía. Por supuesto, para obtener estos beneficios es imprescindible que optes por una app calendario de trabajo con amplias funcionalidades de colaboración, como Bitrix24.

1. Calendarios privados y públicos

Todas las plataformas de calendarios online facilitan la programación de distintos eventos, aunque con algunas variantes existentes entre unas y otras. Por lo general, se permite la creación en simultáneo de un calendario personal y otro grupal, así como la programación de eventos privados y públicos.

Particularmente, Bitrix24 ofrece una plataforma en la cual cada empleado puede aunar su calendario personal y laboral, determinando diferentes permisos y visibilidad para cada uno de los eventos ingresados. Esta centralización de la información de cada empleado es vital a la hora de planificar reuniones o eventos empresariales, ya que permite visualizar ausencias, días libres, vacaciones y eventos o reuniones pautadas, así como también los días festivos locales de forma sincronizada.

2. Recordatorios de tareas

Un calendario de trabajo es una herramienta de información donde se ingresan las fechas de entrega de cada tarea de un proyecto para evitar olvidos y malentendidos que pudiesen repercutir en el cumplimiento de las fechas de entrega límite preestablecidas.

Una de las funcionalidades más prácticas que puedes encontrar en el calendario de Bitrix24 son los recordatorios que pueden ser programados por cada usuario de manera personal para recibir una alerta en el dispositivo especificado cuando se desee.

3. Coordinación de agendas

En el pasado, la coordinación de los eventos empresariales era una tarea tediosa que implicaba un altísimo uso de recursos, ya que cada invitación y confirmación de asistencia se realizaban a través del envío de cartas o por teléfono. En la actualidad, las nuevas tecnologías han facilitado este proceso al facultar el envío de invitaciones online.

Al crear un evento empresarial en un calendario de trabajo online como Bitrix24 podrás enviar invitaciones autogeneradas que incluyan toda la información necesaria para confirmar la asistencia, esto es fecha y hora, además de un enlace de confirmación. Una vez aceptada la invitación, el evento se incorpora de forma automática al calendario personal de cada empleado.

4. Integración con diferentes dispositivos

Cada vez son más las personas que abandonan las agendas en papel para decantarse por la utilización cotidiana de un calendario de trabajo online. Esto se debe a que son muchísimo más prácticos porque puede consultarse desde cualquier lugar y no es necesario trasladar un “peso” extra.

No obstante, para que sean totalmente funcionales deben adaptarse a las necesidades tecnológicas actuales; es decir, deben integrarse completamente con diferentes dispositivos. Bitrix24 está disponible para uso en ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles, tanto Android como Apple, además de sincronizarse con software ampliamente extendidos como Outlook.

5. Agendas compartidas

Más allá de tener la posibilidad de organizar reuniones grupales, las agendas compartidas son una de las funcionalidades más importantes de una app calendario de trabajo para el equipo de ventas, ya que permite informar a todos los miembros de las reuniones con clientes o leads y los cambios de su status en relación con la empresa.

Bitrix24 destaca en este sentido al integrarse totalmente con el CRM. De esta manera, se disminuye la pérdida de tiempo causada por el ingreso manual de datos: la misma plataforma genera las acciones de forma totalmente automática.

6. Gráfico de ausencias

Coordinar los esfuerzos de una empresa puede ser muy complejo si no se cuenta con herramientas eficientes que permitan comprobar de un vistazo la información más relevante en el día a día, como pueden ser las ausencias del personal por vacaciones, compromisos o enfermedad.

Bitrix24 contribuye a una mayor claridad organizativa con su gráfico de ausencias, un calendario que ofrece información sobre los empleados presentes y la planificación de las ausencias. En este sentido, la herramienta permite verificar por días, semanas o meses qué empleados disponen de días libres y qué empleados se encuentran en situación de baja temporal, y determinar, así, las mejores fechas para llevar a cabo reuniones laborales y una distribución adecuada de la carga de trabajo.

7. Suscripción a calendarios

¿Qué darías por poder visualizar rápidamente, con solo unos clics, los compromisos agendados por tus colegas o superiores? La coordinación de agendas es una de las principales tareas diarias de secretarias y asistentes y, sin dudas, una de las más complejas.

Si hay una funcionalidad totalmente revolucionaria dentro de la plataforma Bitrix24 es “suscripción a los calendarios”. Esta función permite seleccionar algunos calendarios como favoritos para acceder a ellos de manera habitual y simplificar así tu tarea de coordinación de agendas.

Bitrix24, el calendario de trabajo online que estabas buscando

Bitrix24 es mucho más que un calendario de trabajo semanal: es una plataforma integral que posibilita la creación de calendarios personales y grupales integrados al CRM para simplificar las tareas diarias de secretarias, asistentes, equipos de ventas y todo empleado que trabaje en equipo.

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