3 trucos de gestión de equipos de trabajos distribuidos en distintas zonas horarias

La modalidad de trabajo a distancia, aunque puede resultar beneficiosa para trabajadores y empresas, representa un entorno con muchos desafíos. Comúnmente, quienes llevan a cabo la gestión de equipos de trabajo en este ámbito, valoran el método por su productividad y eficiencia. Es un ambiente que demanda la aplicación de nuevas estrategias y el uso de herramientas adecuadas para el logro de los objetivos planteados.

Uno de los mayores retos del trabajo a distancia es lograr la coordinación exitosa de actividades con personal ubicado en diferentes zonas horarias. Conociendo los retos, ¿cómo administrar un equipo de trabajo con estas características de forma eficiente? Los 3 trucos básicos señalados a continuación establecen un punto de partida sólido que responde al interrogante planteado.

1. Utiliza las herramientas colaborativas adecuadas

El mercado ofrece diversas herramientas que facilitan significativamente el trabajo en línea. La idea principal es seleccionar las que ofrezcan los mejores beneficios. En este sentido, es importante contar con un software que facilite los procesos para administrar equipos en red, que permita la organización y comunicación fluida entre las partes de forma oportuna.

Sin embargo, las herramientas siempre deben ir acompañadas de un plan de trabajo que debe ser compartido con todos los miembros del equipo. Además, la cultura organizacional es decisiva en el logro de los objetivos.

Implementa un gestor de tareas

La mejor forma de ejecutar un proyecto es separando el objetivo en pequeñas tareas divididas y asignadas a los miembros del equipo en base a sus conocimientos y/o habilidades. Con la implementación de un software para la gestión de tareas como Bitrix24, el administrador de equipos puede tener una visión global de cada una. Es una forma de simplificar y agregar dinamismo al proceso de seguimiento también a nivel detallado, facilitando la toma de decisiones.

Un tablero de actividades permite que cada miembro del equipo acceda a la información dentro de su horario laboral. De esta manera, el empleado puede identificar su asignación y nivel de prioridad, sin necesidad de consultar al supervisor.

Usa calendarios compartidos

El líder debe saber cómo administrar equipos de trabajo y coordinar la hora de cada encuentro dependiendo de la zona horaria de los integrantes del grupo. Esta hora se puede publicar en un calendario compartido que facilite identificar las coincidencias de tiempo disponible entre participantes y permita notificarles del evento.

Al integrar calendarios en un gestor de tareas, también es posible delimitar las diferentes actividades en un marco de tiempo. Vinculando toda la información necesaria al calendario, todo el equipo puede acceder y organizar su propio tiempo de trabajo en base basado en prioridades.

2. Comparte información y define de forma clara los procesos

Contar con herramientas adecuadas es muy importante en la gestión de equipos de trabajo, pero para conseguir el éxito en cada encuentro se requiere un liderazgo eficiente. Herramientas como Bitrix24 facilitan el poder compartir información y recursos necesarios a todos los miembros del equipo. Con flujos de trabajo claros y acceso a documentación básica, se simplifica el proceso de adaptación e incorporación de nuevos miembros al equipo de trabajo.

Crea una base del conocimiento

El éxito de la gestión de equipos de trabajo en diferentes zonas horarias está basado en la adecuada planificación de los encuentros. No obstante, dado que las coincidencias de tiempo pueden ser muy limitadas, organizar la información en una sección específica puede ser de gran ayuda. Un segmento de acceso público o limitado al personal de interés, capaz de responder preguntas generales y algunas más específicas asociadas a un proyecto o a la operatividad de la empresa es un recurso muy valioso.

Es así, como el supervisor puede llevar a cabo la gestión de equipos eficaces, donde cada miembro puede obtener respuestas de la base del conocimiento de forma inmediata. Una base del conocimiento bien estructurada, evita esperar una coincidencia en horario con un miembro del equipo que pueda brindar una respuesta para continuar con una actividad. 

3. Sírvete de la comunicación asincrónica y saca el máximo partido de las reuniones

En la gestión de equipos de trabajo donde los diferentes profesionales tienen menos tiempo en coincidencia de horarios es fundamental aprovechar al máximo los momentos de reunión. En este sentido, es importante crear una agenda que permita a los asistentes mantener el enfoque y darla a conocer con anterioridad y establecer canales de comunicación dedicados.

Promueve el uso de los chats grupales

Cuando la comunicación directa no es posible, por lo general se recurre al correo electrónico como canal de contacto. Si bien este recurso puede considerarse un medio de comunicación asincrónica, lo ideal es la implementación de canales dedicados como los chats grupales.

Con este tipo de herramienta, cada usuario puede intervenir en el momento que esté disponible, dejando su aporte. Esto permite que los demás colaboradores retomen la conversación en el punto exacto donde se ha dejado, ayudando a mantener el enfoque en el tema de interés. Es un modelo aplicable para la gestión de equipos de trabajo que permite el trabajo remoto en horarios diferentes.

A diferencia de otros medios de comunicación, como el muy popular correo electrónico, contribuye a mantener el enfoque en el tema de interés. Además, el administrador de equipos puede propiciar el intercambio de ideas y documentos, en todo momento, mientras los miembros de equipo interactúan de acuerdo a su disponibilidad.

Delega responsabilidades

Cuando la mayoría de los miembros de un equipo pertenece a una misma zona horaria y aún en zonas horarias muy similares, existe la opción de delegar responsabilidades. La gestión de equipos eficaces implica identificar a la persona del grupo que puede liderar el equipo de trabajo en el que coincide en horario. Esta alternativa es muy interesante desde el punto de vista de la motivación a los trabajadores y para aligerar la carga de trabajo de los supervisores

La idea también considera delegar sobre un miembro regional que se encuentre en otra zona horaria para facilitar el encuentro con los grupos. Ambos líderes deben acordar un horario para comunicaciones directas y ambos deben mantener la información de los diferentes eventos compartida, sobre la plataforma.