11 maneras fáciles de prevenir el agotamiento en equipos remotos

Prevenir el agotamiento de los empleados remotos: 11 consejos prácticos

Separar la vida laboral de la personal es una de las cuestiones más complejas cuando se habla de trabajo remoto. De hecho, suele ser una de las principales causas de agotamiento, o burnout. Al fin y al cabo, la línea que separa ambas facetas se vuelve difusa. Esto puede llevar a que tus trabajadores continúen sus tareas fuera de horario. Si no pueden desconectar, puede hacer acto de aparición un terrible hastío que, en última instancia, perjudique a tu empresa.

Todo líder de un equipo híbrido o remoto debe mantenerse alerta frente a cambios de actitudes y bajas en la productividad de sus empleados. Pero, también, debe monitorear la disminución de la comunicación y la aparición de problemas de salud. Todos estos pueden ser signos de agotamiento en empleados remotos. Ahora bien, siempre es mejor actuar que reaccionar. Por eso, te proponemos estos 11 consejos para prevenir el agotamiento.

1. Dividir adecuadamente las tareas

Una de las mejores formas de prevenir el agotamiento en equipos de trabajo remotos es dividir la carga laboral de forma equitativa entre los empleados. De esta manera, no tendrás un empleado sobrecargado con multitud de tareas, mientras otro solo tiene un par de responsabilidades. Ten en cuenta que un exceso de trabajo no solamente puede generar estrés, sino también resquemor entre los compañeros.

Para ello, deberás trazar un plan de proyecto con tareas, subtareas, fechas de entrega y asignación de recursos. Así, podrías determinar quién es el trabajador idóneo para cada una de ellas. Una buena manera de dejar claro estas asignaciones es implementar una aplicación de gestión de tareas. Esta permite visualizar fácilmente la división de responsabilidades dentro de un equipo remoto.

2. Mantener una comunicación fluida

Trabajar desde el hogar, o un espacio de coworking, implica cierto aislamiento. El mismo puede influir en el nivel de estrés de los trabajadores, sobre todo frente a la necesidad de tomar decisiones autónomas. Si bien la posibilidad de decidir ayuda a un empleado a desarrollarse, también puede desembocar en estrés. La presión de tomar una decisión sin consultar con un superior o compañero puede producir, en el mediano plazo, fatiga mental.

Con el fin de reducir el agotamiento del trabajo remoto, toda empresa debería optar por plataformas de comunicación bidireccional. Estas herramientas ayudan a que los empleados se mantengan en contacto y puedan realizar preguntas en tiempo real. Los chats, las llamadas de voz y las videollamadas en HD son fundamentales para favorecer el contacto entre el supervisor y los empleados e, incluso, entre compañeros. Por lo tanto, deberían ponerse a disposición desde el día uno de la implementación del trabajo a distancia.

3. Realizar reuniones de forma regular

Es bastante habitual que, en algún punto, los trabajadores remotos experimenten un cierto sentimiento de soledad. No es lo mismo desempeñarse desde casa que en una oficina. El home office elimina las relaciones cara a cara, la confianza y, lamentablemente, también el sentimiento de equipo. Esta situación puede afectar a la motivación y el desempeño personal y grupal. Al fin y al cabo, un empleado no rinde de la misma manera si se siente parte de un proyecto más grande que si siente que está solo.

Sin lugar a dudas, llevar a cabo reuniones tanto formales como informales es ideal para afianzar las relaciones personales entre empleados que no comparten espacio físico. Puedes proponer una reunión semanal con cada empleado para estar al tanto de los avances del proyecto y una quincenal con todo el equipo. No obstante, puede ser beneficioso generar espacios de encuentro donde el objetivo no sea hablar de trabajo, sino simplemente compartir un café y unos minutos de conversación. Una opción de fácil implementación son las redes sociales empresariales.

4. Centralizar el trabajo en una herramienta colaborativa

El trabajo remoto ha obligado a las empresas a buscar nuevas formas de colaborar a distancia. De este modo, las compañías se han decantado por las más variadas herramientas de trabajo remoto. Sin embargo, en algunos casos, los empleados se ven obligados a consultar tantas plataformas diferentes en su día a día que su productividad se ve afectada.

Si este es el caso de tu empresa, ha llegado el momento de buscar una solución. En lugar de utilizar una herramienta para organizar las tareas, otra para comunicarse y otra para enviar documentos, lo mejor es centralizar todo. ¿Quieres prevenir el agotamiento en equipos de trabajo remotos? Opta por una plataforma integral como Bitrix24. La misma posibilita la gestión de proyectos y tareas, ventas y clientes, marketing y recursos humanos, además de proporcionar soluciones para la comunicación empresarial, entre otras funcionalidades. Así, tus trabajadores solo deberán ingresar a un sitio para controlar todas sus actividades.

5. Ofrecer flexibilidad labora

La nueva tendencia laboral es la flexibilidad. Ya no es tan habitual encontrar trabajos remotos con horario definido. Los mismos empleados buscan puestos que puedan adaptarse a sus ritmos de vida. Olvídate, entonces, de imponer un horario específico para tus empleados. Aunque, por supuesto, puedes solicitarles que estén disponibles en línea durante la mañana o que participen en una reunión online.

En general, las empresas están permitiendo que sean sus empleados quienes escojan el horario más adecuado para ellos. Por supuesto, para prevenir el agotamiento deberías asegurarte de que los miembros de tu equipo remoto se apeguen a los horarios. Para ello, puedes utilizar herramientas de monitoreo de trabajo. Recuerda que los límites entre el trabajo y la vida personal son esenciales para evitar el burnout.

7. Limitar la conexión con el trabajo

Uno de los grandes problemas del trabajo remoto es la imposibilidad de lograr la desconexión. Cada vez son más los trabajadores que revisan su correo electrónico fuera del horario laboral e, incluso, responden a consultas. Para reducir el agotamiento del trabajo remoto, debes determinar límites a respetar desde la cúpula directiva hasta los empleados rasos.

En este sentido, debería existir un manual laboral en el que se indiquen las reglas para la comunicación entre empleados y de los empleados con sus supervisores. Allí, se deberían especificar días y horarios determinados para el envío de consultas y emails. Asimismo, se debe alentar a los empleados a configurar horarios de descanso en las aplicaciones. Estos horarios predeterminados silencian las notificaciones durante un periodo seleccionado (fin de semana, horario nocturno, lo que se desee).

8. Crear una base de datos centralizada

¿Qué sucede cuando un trabajador remoto se enfrenta a una duda o una consulta que no sabe responder? En estas circunstancias, debe recurrir a un superior o un compañero para solventar dicha duda. Ahora bien, ¿y si no hay nadie disponible para ayudarle? ¿O si requiere de una respuesta inmediata? Las bases de datos son esenciales para aliviar esta carga laboral.

Elaborar una detallada base de datos y conocimientos alivia el estrés de los trabajadores remotos. Dicha base puede centralizar desde los datos de contacto de proveedores y clientes hasta los manuales de procedimiento. En el mercado, existen muchas plataformas que ofrecen este servicio. Con Bitrix24, por ejemplo, puedes almacenar y compartir documentos, y crear una base de conocimiento para toda la empresa. Además, la solución cuenta con un potente CRM integrado con multitud de funcionalidades para agilizar el trabajo. 

9. Automatizar tareas

Cada día, los empleados llevan a cabo una enorme cantidad de tareas repetitivas. Estas ocupan una gran parte de su tiempo y pueden afectar su productividad. Releva a tus trabajadores de estas responsabilidades. Para ello, instala aplicaciones que automaticen, por ejemplo, el avance de los prospectos en el embudo de ventas. O escoge un email software. Estas opciones pueden ser lo que necesitan para reducir su carga laboral.

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Las herramientas disponibles pueden ser útiles para cualquier sector en el que se desempeñe tu empresa. Asimismo, existen opciones para todos los departamentos. De este modo, podrás automatizar tareas de marketing, recursos humanos, ventas, finanzas y atención al cliente, entre otras. 

10. Medir los niveles de estrés

El uso de herramientas para medir los niveles de estrés es otra de las formas más eficientes de prevenir el agotamiento. Una carga laboral excesiva puede afectar seriamente la salud de los empleados, su energía y su estado anímico. Efectivamente, esto repercute también en el desempeño laboral y en la consecución de los objetivos organizacionales.

Bitrix24 puede evaluar el nivel de estrés a través de la medición de la frecuencia cardíaca. Para ello, cada empleado debe tener instaladas las aplicaciones Bitrix24 Mobile y Welltory. Esta última es la encargada de la medición, mientras que la primera recoge los datos y los almacena en el perfil. Por supuesto, las informaciones recabadas pueden ser guardadas como privadas. Si bien estos datos no tienen validez médica, brindan un indicativo sobre la condición general del trabajador.

11. Apostar a la meritocracia

Recompensar un trabajo bien hecho puede ayudar a evitar el agotamiento de los empleados. ¿Cómo? Este reconocimiento les ayuda a sentirse valorados y parte de un equipo. A su vez, evita la desconexión con el puesto laboral y, por supuesto, reduce el deseo de cambiar de puesto de trabajo.

La meritocracia es una excelente manera de premiar a los miembros de un equipo remoto. Para ello, no es preciso implementar un premio en metálico. Una mención en el boletín corporativo o en la red social empresarial puede ser suficiente. También, puede ser interesante hablar de la espléndida labor en las reuniones departamentales o, incluso, ofrecer tiempo libre tras la conclusión de la tarea. 

Prevenir el agotamiento es mejor que curarlo

Prevenir el agotamiento es la manera más eficaz de actuar. De esta manera, evitas los costos inherentes que redundan en proyectos no finalizados a tiempo, incumplimiento de tareas y pérdida de empleados. Imagina que has invertido durante años en la formación de un trabajador y este, finalmente, sufre agotamiento laboral y decide renunciar. O, simplemente, un trabajador no realiza su trabajo de forma adecuada y pierdes un importante cliente.

Las consecuencias del agotamiento de los empleados pueden ser realmente nefastas para tu empresa. Prevenir el agotamiento es la decisión inteligente. Protege tu negocio al tomar acciones para la motivación y el cuidado de tus empleados. Los consejos que hemos compartido contigo te ayudarán a gestionar equipos remotos más saludables y felices.

Implementar una plataforma completa como Bitrix24 puede ser vital para que alcances tu objetivo y, realmente, logres prevenir el agotamiento en equipos de trabajo remotos. Recuerda que la comunicación y el monitoreo constante son fundamentales para mantener bajo control esta circunstancia que menoscaba la productividad.