10 estrategias secretas para gestionar crisis en redes sociales

La aparición de las redes sociales hace más de una década transformó la manera en la que las personas se relacionan entre sí y, también, con las empresas. La interacción a través de estos canales ha aumentado exponencialmente, así como la publicación de críticas y quejas que pueden afectar a la reputación de una marca. Saber gestionar crisis en redes sociales es, de este modo, imprescindible.

Nunca se sabe cuándo una crisis puede hacer acto de presencia y estar preparado es fundamental para minimizar el impacto en la empresa, sobre todo cuando el problema surge y escala en las redes sociales.

¿Te gustaría descubrir cómo mejorar tu estrategia de comunicación de crisis en redes sociales? No te pierdas nuestros consejos.

1. Monitorea de manera constante las redes sociales

Antes de abordar la gestión de crisis propiamente dicha, es necesario hablar de la comunicación en redes sociales. La presencia de marca en los social media implica mucho más que simplemente compartir imágenes, vídeos e historias: deberías entablar una verdadera conversación con tus seguidores. La monitorización continua de los canales sociales permite identificar problemas potenciales en sus primeras etapas. Detectar una crisis incipiente antes de que se convierta en un problema mayor es crucial para manejar la situación con rapidez y eficacia. Este enfoque proactivo no solo protege la reputación de la marca, sino que también permite responder de manera informada e inmediata.

Para ello, es necesario prestar atención a los comentarios bajo las publicaciones y los mensajes directos, pero también rastrear menciones y comentarios generales en las redes sociales. El primer paso para gestionar crisis en redes sociales es analizar los hashtags y las palabras clave asociadas, así como las interacciones privadas que contengan quejas. Mantente alerta frente a las emociones negativas que podrían terminar impactando en la marca. Tu rol debería ser apagar el fuego antes de que se expanda y el problema adquiera una magnitud difícil de manejar. Asimismo, la respuesta rápida a los comentarios servirá para construir una relación más cercana con la comunidad, que puede resultar beneficiosa en un futuro.

2. Elabora un plan de comunicación de crisis en redes sociales, con protocolos de respuesta detallados

Del mismo modo que preparas un calendario de publicaciones cada semana, quincena o mes, deberías planificar al detalle la gestión de crisis en redes sociales. Las pautas y procedimientos claros para responder a las diferentes crisis potenciales son esenciales para minimizar el impacto negativo de la situación en la audiencia.

En el momento de elaborar un plan de comunicación para crisis en redes sociales, analiza cuáles son los problemas que podrían afectar a la marca. Los mismos pueden incluir los defectos, fallos o retiradas de productos, los errores en el servicio al cliente, los incidentes de seguridad, las acciones legales y los comentarios negativos que se vuelven virales, entre otros.

Una vez determinados los riesgos, deberías designar un equipo encargado de gestionar las crisis en redes sociales, incluyendo portavoces y responsables de monitoreo. Define las responsabilidades de cada uno y asigna tareas para que, llegado el momento, todos sepan cómo actuar. Luego, establece procedimientos de escalada y activación de las acciones predeterminadas de comunicación de crisis en redes sociales. Recuerda que los mensajes deben ser concisos y claros, además de honestos. Idealmente, deberías entrenar a tu equipo en el manejo de crisis. Una buena forma de hacerlo es realizar diversos simulacros para asegurar que todos comprendan su rol. La práctica ayuda a identificar posibles fallos en el plan y a mejorar la respuesta.

3. Responde de manera rápida y transparente para mantener la credibilidad

Una buena gestión de crisis en redes sociales está marcada por la velocidad de la respuesta. En un mundo interconectado, las crisis pueden escalar rápidamente si no se manejan a tiempo y de forma efectiva. Ten siempre en mente que si demoras en hacerte con el control de la narrativa, los rumores pueden extenderse. La desinformación comunica, al igual que tu silencio. No dejes que quienes quieren perjudicar a tu empresa lo logren por tu inactividad. Demuestra que tu negocio se toma en serio la situación y está dispuesto a asumir la responsabilidad en caso de ser necesario.

La rapidez de la respuesta al gestionar crisis en redes sociales depende, en gran medida, de la calidad de los sistemas de alerta, íntimamente relacionados con el monitoreo indicado en el primer punto de este artículo. Asimismo, contar con plantillas de respuesta puede ayudar a que el accionar sea inmediato. Por eso, no dudes en incluir estos mensajes predeterminados y adaptables a tu plan de comunicación de crisis en redes sociales.

Evita negar el problema y sé transparente con las medidas que la empresa está tomando y los pasos a seguir. Mantén a las partes interesadas informadas y actualizadas en todo momento. El objetivo es controlar la situación. Recuerda que el papel de las redes sociales en la gestión de crisis es fundamental no solo para abordar las preocupaciones en tiempo real, sino también para mantener la confianza y la credibilidad a largo plazo.

4. Reconoce los errores y pide unas disculpas sinceras

Cuando una empresa se enfrenta a una crisis en redes sociales y es claramente culpable, el reconocimiento de errores y la emisión de disculpas sinceras son pasos cruciales en el camino para restaurar la confianza de los clientes y/o seguidores. Si bien puede parecer extraño, la mejor manera de gestionar crisis en redes sociales es aceptar la responsabilidad abiertamente y demostrar que se está trabajando para resarcir al afectado.

No intentes justificar o minimizar el problema; simplemente reconoce lo que salió mal y pide disculpas públicas. Esto no solo puede acallar la circulación de rumores en los social media, sino que también contribuye a restablecer la relación con la audiencia. Ahora bien, ¿qué sucede cuando la marca considera que ha actuado correctamente, pero los comentarios en redes sociales continúan afectando su reputación? En ese caso, escucha activamente, comunica transparentemente y aborda las preocupaciones de la audiencia, explicando por qué la empresa actúa como lo hace.

5. Muestra empatía y compasión hacia la persona que se ha visto afectada

En el momento de gestionar crisis en redes sociales, al igual que con otro tipo de crisis, resulta imprescindible empatizar y mostrar compasión en las respuestas. Quien se ha visto afectado negativamente por un producto o servicio se encuentra en un estado de decepción, enfado y frustración descomunal. Al intentar comprenderle y demostrando interés por sus preocupaciones y emociones, estableces una conexión genuina.

Valida las experiencias de los afectados y hazles sentir escuchados para calmar las tensiones y mitigar el daño emocional. En este sentido, es vital nuevamente tener habilidades de escucha activa y comunicación asertiva. Puede ser beneficioso proporcionar recursos y opciones de contacto para aquellos que deseen hablar en privado o recibir asistencia adicional. Cuando gestionas las crisis en redes sociales de esta manera, no solo ofreces el apoyo adecuado a quien lo necesita, sino que también contribuyes a tranquilizar la situación de cara al resto del público.

6. Brinda actualizaciones regulares respecto de la situación

Cuando una crisis estalla en las redes sociales, mantener a las partes interesadas informadas es crucial para gestionar la situación de manera efectiva. Las actualizaciones regulares demuestran transparencia y compromiso con una comunicación en redes sociales abierta, además de favorecer que la empresa mantenga el control de la narrativa, como hemos indicado en el tercer punto.

Algunos especialistas recomiendan establecer un horario regular para la publicación de actualizaciones sobre la situación, los cambios de estrategia o los progresos. Por supuesto, las mismas deben ser relevantes, pertinentes y significativas. Asimismo, debe existir una coherencia en la comunicación en redes sociales; es decir, que la información debe ser la misma en todos los canales elegidos para transmitir los datos y se debe mantener un determinado tono de la comunicación.

7. Gestiona los problemas de manera privada para proteger a la marca o empresa

La mayoría de las veces resulta aconsejable invitar a las personas perjudicadas a mantener una conversación privada para proteger la reputación y la integridad de la marca o empresa. Tratar asuntos sensibles de manera discreta protege la privacidad de las personas involucradas y, a su vez, te permite evitar la escalada de conflictos, lo que supondría un daño mayor a la reputación al incrementarse el riesgo de viralidad.

Una de las grandes ventajas de gestionar crisis en redes sociales a través de mensajes privados o el servicio de soporte al cliente es la posibilidad de brindar una atención personalizada. Así, podrás buscar soluciones adaptadas, mejorando la experiencia del usuario y eliminando la mala impresión causada por la problemática con el producto o servicio.

8. Presta atención a la retroalimentación para evaluar la gestión de emergencias en redes sociales

Evaluar constantemente el sentimiento y el feedback proporciona información valiosa sobre cómo está siendo percibida la gestión de emergencias en redes sociales y si se están logrando los objetivos establecidos. Asimismo, esta clase de monitoreo te permite identificar áreas de mejora en la estrategia de comunicación, para realizar correcciones.

Si el sentimiento del público no se alinease con las expectativas que tenías para tus planes de comunicación de crisis para redes sociales, quizá sea hora de adaptar el enfoque y los mensajes para satisfacer mejor las necesidades y preocupaciones del público objetivo. Para obtener retroalimentación, puedes recurrir a las encuestas o los formularios en el sitio web. Bitrix24, por ejemplo, puede ser tu aliado al facilitar la creación de encuestas y el envío por correo electrónico o redes sociales.

9. Analiza la comunicación de crisis en redes sociales y aprende de los errores para no cometerlos en un futuro

Para maximizar el ROI de las redes sociales en la gestión de crisis, invierte tiempo en el análisis de las acciones efectuadas para aprender de las crisis pasadas y mejorar. A este fin, realiza revisiones exhaustivas que te permitan evaluar la efectividad de la respuesta y los esfuerzos de comunicación en redes sociales. Determina las áreas en las que la respuesta podría haber sido más efectiva o las comunicaciones podrían haber sido más claras y concisas.

Evalúa el impacto de la crisis en la reputación de la marca, el compromiso del cliente y otros indicadores clave de rendimiento en las redes sociales. Por otra parte, desarrolla mejores prácticas y protocolos renovados para gestionar crisis en redes sociales futuras. Apuesta a la capacitación del personal y actualiza el plan de comunicación de crisis en redes sociales para incorporar las lecciones aprendidas.

10. Mantén la mente fría y comunica siempre de manera calmada y profesional

El último consejo para gestionar crisis en redes sociales de manera eficiente es mantener la calma y la profesionalidad en todo momento. Como ya hemos señalado anteriormente, los damnificados suelen realizar comentarios que pueden herir no solo a la empresa sino a tu propia susceptibilidad. No dejes que sus palabras despierten tu enfado. Respira profundo y recuerda que por más que te insulten o te traten de manera hostil, no debes responder a las provocaciones.

Las críticas desmedidas son, lamentablemente, comunes en los social media y, por lo tanto, como responsable de la gestión de crisis en redes sociales debes estar preparado para enfrentarte a ellas. Es probable que ataquen a la marca y a tu persona. Sin embargo, para evitar agravar la crisis e intensificar las tensiones, siempre debes conservar tu temple. Es la única manera de rebajar los ánimos y alcanzar una solución mutuamente beneficiosa.

Optimiza tu estrategia para gestionar crisis en redes sociales

La gestión de crisis en redes sociales requiere de un monitoreo constante, comunicación transparente, disculpas sinceras y empatía hacia los afectados. Desarrollar un plan de comunicación detallado, aprender de crisis pasadas y mantener la calma y la profesionalidad son clave. Evaluar la retroalimentación y aprender de los errores fortalece la capacidad de respuesta. En última instancia, mantener la confianza y la reputación de la marca es fundamental, y ello se logra mediante una gestión eficaz y proactiva de las crisis en las plataformas digitales.

Una excelente forma de simplificar el monitoreo de los perfiles empresariales y gestionar crisis en redes sociales más fácilmente es emplear Bitrix24. Centraliza todos los mensajes en un único lugar y rastrea menciones y comentarios relacionados con la marca en tiempo real. Además, su sistema de alertas permite detectar crisis incipientes para abordarlas rápidamente.

Bitrix24 también facilita la comunicación transparente y rápida con los clientes afectados, gracias a sus herramientas de mensajería y gestión de tareas. Con la capacidad de crear encuestas y formularios, Bitrix24 simplifica la recopilación de feedback y la evaluación de la efectividad de la estrategia de comunicación durante la crisis. En resumen, Bitrix24 es una herramienta integral que ayuda a las empresas a gestionar crisis en redes sociales de manera eficiente y efectiva. ¿La has probado? Regístrate hoy mismo.

FAQ

¿Qué es la gestión de crisis en redes sociales?

La gestión de crisis en redes sociales es el proceso de identificar, abordar y mitigar problemas que puedan afectar la reputación de una marca. Esto incluye monitorear menciones y comentarios, responder rápidamente a quejas, y desarrollar estrategias para minimizar impactos negativos.

¿Por qué es importante crear un plan de comunicación de crisis para redes sociales?

Crear un plan de comunicación de crisis para redes sociales es crucial porque permite a las marcas responder de manera rápida, organizada y efectiva a situaciones adversas, minimizando el impacto negativo. Un plan bien estructurado asegura que todos en el equipo sepan sus roles y acciones a seguir, lo que ayuda a mantener la coherencia del mensaje y proteger la reputación de la empresa. Además, prepara a la organización para actuar con transparencia y resolver problemas, fortaleciendo la confianza y lealtad de la audiencia.

¿Cómo comunicar durante una crisis en redes sociales?

Comunicar durante una crisis en redes sociales requiere de sensibilidad, rapidez y adaptabilidad. Frente a esa situación deberías:

• Actuar a la brevedad.

• Ser transparente.

• Mostrar empatía.

• Mantener un flujo de información constante.

• Utilizar todos los canales disponibles.

• Monitorear la reacción del público.

• Ajustar la estrategia de ser necesario.