10 alternativas potentes a Microsoft To Do para pymes

Las soluciones de productividad para pymes se han convertido en, prácticamente, una inversión obligada para todas aquellas organizaciones que buscan un crecimiento sostenido. Muchos profesionales conocen Microsoft To Do debido a su facilidad de uso y su integración total con las aplicaciones del mundo Microsoft. Sin embargo, existen muchas alternativas a Microsoft To Do que pueden adaptarse mejor a tu empresa.

En el mercado, encontrarás una gran variedad de aplicaciones similares a Microsoft To Do para empresas, cada una con sus fortalezas y debilidades. Escoger una dependerá de las necesidades y expectativas puntuales de tu negocio. Acompáñanos y descubre nuestra comparativa de herramientas de gestión de tareas para empresas para tomar la decisión más acertada. 

1. Bitrix24

Entre las mejores alternativas a Microsoft To Do destaca Bitrix24, una plataforma colaborativa completa que puede simplificar de manera integral la gestión de tu negocio. Asigna, administra y sigue el progreso de cada tarea desde tu ordenador, portátil o dispositivos móviles. De este modo, garantizas una colaboración efectiva del equipo en cualquier momento y lugar.

Imagina qué sencillo sería poder distribuir tareas desde tu teléfono inteligente. Con Bitrix24 puedes hacerlo. Solo entra en la aplicación, selecciona un responsable, recursos y plazos, ¡y listo! Discute y comenta cuestiones relacionadas bajo cada tarea, generando conversaciones que minimizan el riesgo de malentendidos y, por ende, contribuyen a la consecución de objetivos. Por supuesto, puedes llevar a cabo todas estas actividades desde tu ordenador de sobremesa, porque con Bitrix24 puedes mantenerte siempre conectado, estés donde estés. 

Divide tareas complejas en otras más pequeñas y establece dependencias entre ellas para que si una se modifica, lo hagan igualmente las demás de forma automatizada. Cada vez que determines un rol para cada tarea, el profesional a cargo recibirá una notificación. Podrás, incluso, configurar permisos para editar, delegar, crear o eliminar tareas. Asimismo, cada miembro del equipo podrá escoger entre diferentes visualizaciones, ya sea lista de tareas, Diagrama de Gantt o Tablero Kanban. Pero eso no es todo. Los filtros y el buscador de la aplicación te permitirán encontrar siempre lo que necesitas, incluso si gestionas diversos proyectos o tareas. 

Automatiza tareas repetitivas y crea plantillas de tareas habituales para que su programación sea más sencilla. Abre un chat para cada proyecto y centraliza las comunicaciones. Prepara recordatorios para evitar olvidos y confía en la inteligencia artificial de Bitrix24 para ayudarte en la creación de tareas y el seguimiento de tus proyectos. La solución CoPilot de Bitrix24 puede completar los detalles de cualquier tarea sobre la base de un resumen, resumir un hilo de comentarios, generar una lista de tareas o incluso los pasos a seguir en una tarea concreta. Monitorea las tareas y aprueba o recházalas fácilmente, al tiempo que recibes informes automáticos de desempeño, uso de recursos y horas facturadas.

Además de todas estas funcionalidades específicas para la gestión de tareas, Bitrix24 dispone de un Drive que permite almacenar todos los documentos relacionados con las tareas y los proyectos de tu empresa, protegiendo los datos con permisos y contraseñas. Por otra parte, la plataforma ofrece funcionalidades como llamadas, videollamadas en HD, calendarios, CRM con automatización de ventas y marketing, y base de conocimientos, entre muchas otras posibilidades. 

Bitrix24 no es únicamente una de las herramientas de gestión de tareas para pymes más modernas, sino también, y principalmente, una de las opciones de software de gestión empresarial más completas del mercado. La plataforma se integra con multitud de apps que puedes encontrar en su Marketplace. Ofrece un plan gratuito y varios planes de pago; estos últimos con más funcionalidades. 

2. Google Tasks

Google Tasks es considerado uno de los sustitutos naturales de Microsoft To Do para empresas. El gigante tecnológico desarrolló una aplicación sumamente intuitiva que sobresale, justamente, por su mínima curva de aprendizaje. De este modo, se convierte en una gran opción para las pymes que desean implementar una plataforma y comenzar a utilizarla inmediatamente, sin necesidad de capacitaciones, pruebas y errores. 

Su integración total con apps globalmente utilizadas, como Google Calendar y Gmail, la convierte en la mejor opción para aquellas empresas que trabajan con ellas de manera habitual, ya que los eventos almacenados allí se coordinan con Google Tasks. Al igual que otras aplicaciones similares a Microsoft To Do para empresas, puede emplearse en el navegador web o descargar Google Tasks para su uso en el móvil. Agrega tareas y subtareas, establece fechas de vencimiento y categorízalas. Visualízalas de forma diaria, semanal o a largo plazo e indica mediante colores cuál es personal y cuál laboral. Configura tareas repetitivas a intervalos específicos y adjunta archivos a cada tarea desde Google Drive. Configura recordatorios para evitar perder de vista las fechas límites.

Si bien Google Tasks está muy bien valorada entre las alternativas a Microsoft To Do, puede resultar ineficiente para quienes tengan necesidades organizativas complejas. Por ejemplo, puedes crear listas de tareas y subtareas, pero no jerarquizarlas o generar dependencias, algo necesario en proyectos de gran tamaño. Además, no ofrece opciones de colaboración, como sí lo hace Bitrix24. De cualquier manera, es interesante para quienes quieran organizar su rutina de manera rápida y sencilla, bajo el paraguas Google, y de manera totalmente gratuita.

3. OmniFocus

Quienes busquen alternativas de gestión de tareas en el trabajo pensadas específicamente para iOS quedarán encantados con OmniFocus, siempre y cuando tengan buenos conocimientos técnicos, ya que esta no es una herramienta sencilla. La nueva versión, OmniFocus 4, ofrece una visión fluida de las listas, en la cual tanto las tareas, como las etiquetas, las fechas de entrega y otros detalles aparecen en línea. Por supuesto, puedes configurar la aplicación para personalizar los campos e, incluso, optar por el antiguo sistema basado en columnas (típico de OmniFocus 3).

Una función interesante frente a otras alternativas a Microsoft To Do, y muy valorada por los usuarios de Mac, son los atajos de teclado que te permitirán crear, modificar y eliminar tareas en un clic. Una vez creada la cuenta, la aplicación te presentará un tutorial que te recomendamos mires con atención, ya que OmniFocus no es como otros sustitutos de Microsoft To Do para empresas: sigue el sistema GTD (Getting Things Done). Al ingresar, te encontrarás con diferentes paneles. Los más importantes son la bandeja de entrada para que tomes nota de tus tareas y la sección proyectos, para elaborar proyectos de acción única, secuenciales o paralelos. OmniFocus brinda gran capacidad de personalización; por ejemplo, permitiendo atenuar tareas para las que no estás preparado o, directamente, ocultarlas para limpiar tu vista de pendientes. Agrega etiquetas y visualiza las tareas y subtareas por etiqueta. 

Merece la pena señalar que OmniFocus no tiene opciones de colaboración (si las necesitases, deberías optar por OmniPlan, la aplicación de gestión de proyectos de la misma compañía) ni versión gratuita. No obstante, ofrece una prueba de 14 días para que puedas decidir si es el software de organización para negocios medianos que estabas buscando. En caso de que quedes contento, podrás optar por una compra única o una suscripción mensual o anual.

4. Things

Things es otra de las alternativas a Microsoft To Do pensadas para los usuarios de Apple. Puedes utilizarla tanto en Mac, como descargar la aplicación en tu iPhone. La interfaz es prácticamente igual en ambas versiones, ofreciendo una bandeja entrada y diferentes visualizaciones, como check-list, calendario, próximo y proyectos. 

Si intentásemos comparar a Microsoft To Do con esta app, notaríamos que tiene muchas similitudes, desde su facilidad de uso hasta la organización de las tareas mediante el sistema drag and drop. Ahora bien, esta herramienta de gestión puede resultar visualmente más atractiva, al permitir la creación de títulos en color dentro de las listas para indicar distintos grupos de tareas. Escoge la manera en la que ves tus pendientes: en formato check list, calendario o por proyecto. Reorganiza múltiples elementos seleccionándolos y moviéndolos. Una de las funciones más llamativas de Things, y diferente a aquellas ofrecidas por otras herramientas de gestión de tareas para pymes, es la posibilidad de dictar a Siri una tarea pendiente con un horario para que se configure de manera directa un recordatorio. Por supuesto, también puedes hacerlo de manera manual al momento de ingresar una tarea. 

Otra variación con respecto a las alternativas a Microsoft To Do mencionadas hasta ahora es que puedes trabajar con múltiples ventanas al mismo tiempo, recibir recordatorios en tu iWatch o en cualquier otro dispositivo Apple. Sin embargo, no cuenta aún con opciones de colaboración para equipos. Si estás interesado, deberás comprar la licencia adecuada. Ten en cuenta que cada dispositivo requiere de una licencia específica; por lo tanto, tendrás que comprar dos licencias por separado si quieres emplear Things en tu Mac y en tu iPhone.

5. ClickUp

ClickUp es un software de organización para negocios medianos que no solo incluye una lista to-do, sino una gama de herramientas unificada que puede simplificar la gestión del negocio. Crea tareas, con dependencias entre ellas, fechas de entrega y todo dato relevante para su correcto manejo. Entre las alternativas a Microsoft To Do, ClickUp se distingue por facilitar la colaboración dentro de un equipo de trabajo. Como líder, podrás asignar tareas en unos pocos clics.

Al igual que Bitrix24, esta plataforma incluye diversas plantillas que puedes emplear para elaborar tus listas de tareas. Solo arrastra y suelta para mover una tarea de un lado a otro. Usa los estatus pre-configurados o personalízalos para que se ajusten a las necesidades de tu empresa. Visualiza cuánto demora cada actividad y planea más efectivamente tus días. Asimismo, puedes ver tus tareas en formato Kanban o calendario, para que sea más simple determinar si tienes tiempo para una reunión u otro compromiso o si es mejor posponerlo. Automatiza tareas y reduce el tiempo que tú, o tus empleados, deben invertir en ellas.

Si bien ClickUp es altamente personalizable y conveniente para mejorar la gestión de proyectos sin Microsoft To Do, merece la pena señalar que tiene una curva de aprendizaje para aprovechar al máximo sus funciones. ClickUp tiene una suscripción gratuita, que incluye los calendarios y los documentos colaborativos. Asimismo, ofrece diversos planes de pago con un mayor número de herramientas, así como ilimitada capacidad de almacenamiento.

6. Hubstaff Tasks

Si empleas la metodología agile dentro de tu compañía, deberías considerar Husbtaff Tasks entre tus opciones de software de planificación empresarial. Divide grandes proyectos en sprints para mantener a tu equipo focalizado. En Hubstaff Tasks, podrás visualizar cada tarea, los responsables, el tiempo estimado, la fecha de entrega y otros datos, como las etiquetas, dentro de cada sprint. Utiliza alguna de sus más de 40 plantillas para preparar tus proyectos, automatiza tareas y planifica reuniones rutinarias para minimizar errores y desviaciones.

Además, puedes visualizar las tareas dentro de un Cuadro de Kanban para tener más presente aquellas actividades en proceso, las finalizadas y las pendientes. No solo eso, también puedes usar la vista temporal o un roadmap. Por otra parte, al igual que otras alternativas a Microsoft To Do, la aplicación recoge datos de desempeño que te permitirán tomar decisiones para mejorar la productividad. 

Hubstaff Tasks puede ser una interesante posibilidad a considerar. No obstante, la función de rastreo de tiempo no está disponible en la versión gratuita, que, por otra parte, puede emplearse con hasta 5 usuarios y tiene limitado el número de tareas por mes. En caso de necesitar mayores funcionalidades, deberías optar por su plan de pago; en cuyo caso se incorporan las visualizaciones roadmap y línea de tiempo, y la automatización de tareas.

7. Toodledo

Lo más destacable de Toodledo es la posibilidad de escribir largas notas asociadas a las diferentes tareas. De esta manera, podrás explicar tareas complejas o dejar constancia de tus ideas para retomarlas más tarde. Más allá de esta función diferencial frente a las demás alternativas de gestión de tareas en el trabajo analizadas, Toodledo se presenta bastante similar a las demás.

Crea tareas y compártelas o asígnalas. Personaliza la manera en la que puedes ver cada tarea, agregando datos o modificando los existentes. Busca y encuentra tareas con su potente buscador. Sincroniza las listas entre dispositivos, incluso si algunos son iOS y otros, Android. Esto resulta fundamental para su uso entre los diferentes miembros de un equipo de trabajo. 

Configura recordatorios con alarma. Incluso, puedes desarrollar recordatorios asociados al GPS para recibirlo cuando pases cerca de un sitio donde tienes una tarea pendiente, ¡ideal para no olvidar nunca más enviar una carta por correo o visitar el banco! Asimismo, Toodledo cuenta con una sección de hábitos que puede ayudarte a visualizar aquellos que lastran tu productividad para evitarlos. La aplicación tiene un plan gratuito, aunque con funciones restringidas, y diferentes planes de pago.

8. Any.do

La versatilidad y el gran diseño de Any.do lo convierten en una de las alternativas a Microsoft To Do más extendidas entre las pymes y, también, entre las familias. Como lees, Any.do puede emplearse tanto para gestionar tareas laborales como personales. Centrémonos en las funciones para equipos de trabajo. Crea múltiples paneles (uno por proyecto), asigna tareas y visualiza el workflow en un único lugar.

Por supuesto, puedes dividir tareas en subtareas y establecer diferentes responsables para cada una, así como configurar recordatorios y notificaciones. Visualiza las actividades en formato Kanban, listado, calendario o tabla, según tu conveniencia. Quizá su función más sobresaliente sea la personalización de la vista. Por ejemplo, puedes crear un panel para ver en formato de columnas las tareas pendientes de cada miembro de tu equipo. 

Usa las plantillas para originar proyectos de forma rápida y organizada, y personalízalas para que se adapten a las necesidades de tu empresa. Chatea con tu equipo y resuelve consultas y dudas dentro de cada tarea. Any.do se integra con algunas de las aplicaciones más utilizadas como Zoom, Outlook o Gmail. Está disponible con suscripción gratuita y de pago. 

9. Checkvist

Esta solución de productividad para pymes es minimalista y su funcionamiento se centra en el uso para la gestión de tareas y listas de pendientes. A diferencia de otras alternativas a Microsoft To Do, la interfaz de Checkvist se basa en texto y atajos de teclado, que ofrecen una máxima eficiencia y control sobre las tareas y los proyectos.

Aunque carece de elementos visuales como tableros Kanban o diagramas de Gantt, la flexibilidad de Checkvist y su capacidad para organizar ideas, notas y tareas en una estructura jerárquica la convierten en una herramienta versátil para una gran variedad de trabajos y equipos. Se puede utilizar para la gestión de proyectos complejos o la planificación de lanzamientos de software.

Checkvist permite asignar tareas, incorporar etiquetas y buscar fácilmente. Se integra con diversas herramientas, como Zapier, Dropbox y el calendario de Google. Sin lugar a dudas, se presenta como una opción a considerar para aquellas empresas que valoran la simplicidad ante todo. La app está disponible de manera gratuita y con planes de pago.

10. Quire

La última de las soluciones de productividad para pymes que queremos presentarte es Quire, una de las preferidas por los equipos creativos. Prepara listados nido, donde se visualicen de manera clara las tareas madre y las tareas secundarias. Indica quién es el responsable de cada actividad, agrega datos, enlaces e, incluso, comentarios e imágenes.

También, puedes personalizar la visualización de las listas para tener presentes solo las que te corresponden a ti, ordenarlas por trabajador o por prioridad; o emplear la vista Kanban. Solo arrastra y suelta para trasladar tareas de una columna o listado a otro. Utiliza colores para señalar las obligaciones de cada miembro del equipo y la vista temporal para ver cada tarea dentro del calendario.

Como ves, Quire es flexible y supervisual, además de personalizable. Sigue el progreso gracias a sus informes y gráficos, y realiza cambios sobre la marcha. Quire ofrece una suscripción gratuita y suscripciones de pago. Estas últimas incorporan más funciones, como Pomodoro o mayores integraciones.

Elige entre las alternativas a Microsoft To Do la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa

Nuestra comparativa de herramientas de listas de tareas para la pequeña y mediana empresa deja en claro que mejorar la gestión de proyectos sin Microsoft To Do es posible. De hecho, a medida que tu negocio crece, es posible que tengas mayores necesidades técnicas y, por lo tanto, debas migrar de dicha aplicación a otra más completa.

Al comparar a Microsoft To Do con otras opciones, como Bitrix24, se observa que se trata de una aplicación intuitiva, sin curva de aprendizaje, pero, al mismo tiempo, más limitada. Bitrix24, por su parte, mantiene la sencillez de uso e incorpora muchas herramientas que garantizan la gestión integral de tareas y proyectos, así como de tu negocio en general.

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FAQ

¿Qué es la herramienta Microsoft To Do?

Microsoft To Do es una aplicación de gestión de tareas, desarrollada para organizar y priorizar las actividades diarias, tanto personales como laborales. Permite la creación de listas, el establecimiento de recordatorios y la colaboración en proyectos al integrarse con el ecosistema Microsoft. Es accesible desde múltiples plataformas y se sincroniza entre dispositivos.

¿Qué características deberían buscar las pymes en alternativas a Microsoft To Do?

Las principales características que deberían buscar las pymes en alternativas a Microsoft To Do son las siguientes:

• Facilidad de uso e interfaz intuitiva.

• Colaboración en equipo con pocos clics (asignación de tareas, comentarios, seguimiento del progreso)

• Gestión extendida de proyectos, y no solo de tareas.

• Capacidad de personalización de las listas, con etiquetas y prioridades.

• Integraciones con plataformas usadas por la empresa (calendarios, correo electrónico).

• Seguridad y privacidad de los datos.

• Soporte al cliente.