Software para planificación de tareas
Toda empresa, sin importar su tamaño, necesita estructurar cada una de las actividades a llevar a cabo para, de esa manera, lograr un mejor aprovechamiento de sus recursos materiales, económicos y humanos. Un software de planificación de tareas facilita el proceso de adjudicación de las mismas, seguimiento, recordatorios e informes.
Una detallada planificación de tareas en todas las etapas de cada proceso es vital para aquellas organizaciones que buscan aumentar la productividad en el corto, mediano y largo plazo. En la actualidad, existen diferentes plataformas, como Bitrix24, que contribuyen a este objetivo de manera sencilla e intuitiva.
Ventajas de un software de planificación de tareas
Un software de planificación de tareas permite una rápida organización de cada proyecto con la correspondiente adjudicación de responsabilidades, tiempos y dependencias de tareas. Asimismo, se trata de una forma perfecta de mantener informados a los altos mandos sobre los avances obtenidos en cada proceso para que puedan tomar decisiones más efectivas y oportunas.
La plataforma colaborativa de Bitrix24 favorece la gestión de tareas y proyectos, así como también del CRM empresarial. Además, es posible incorporar diferentes aplicaciones para adaptarla a las necesidades particulares de cada empresa, a través de las descargas en el marketplace. Los principales beneficios del uso de este software de tareas completo son los siguientes.
* Tenga en cuenta que la información puede haber cambiado desde la publicación. Para ver precios y características actuales, visite la página de precios de Bitrix24.
Creación de roles
Dentro de una compañía, existen diferentes niveles de acceso a la información que se determinan por la jerarquía de cada empleado. Así, los altos cargos requieren un acceso especial, mientras que a los empleados se les brinda la información que pueden necesitar para el correcto desempeño de sus funciones.
En Bitrix24 puedes mantener esta natural división al crear roles, ya sea de administrador, supervisor o empleado e, incluso, roles personalizados. A cada uno de estos roles se le puede asignar un determinado permiso que se corresponderá con los datos que cada quien podrá consultar.
Asignación de tareas
Uno de los puntos clave de la planificación de tareas implica la distribución de las mismas con la respectiva asignación de uno o más responsables y los tiempos de inicio/finalización estimados. Por supuesto, resulta importante comparar luego el rendimiento del equipo de trabajo al contrastar las estimaciones con la realidad.
Bitrix24 simplica este proceso, ya que brinda la posibilidad de consignar tareas a empleados en particular, además de incorporar estimados de tiempos de realización y permitir el monitoreo del tiempo real que lleva concluir dicha tarea.
Creación de subtareas
Quienes apuestan a la eficacia suelen desmenuzar las tareas complejas en otras más pequeñas para, así, minimizar los riesgos de inconvenientes que pudiesen afectar el resultado final. La utilización de un software de planificación de tareas es una excelente manera de llevar a cabo este proceso.
Una vez creada la tarea principal, puedes crear tareas dependientes o subtareas con Bitrix24 e, incluso, administrar los tiempos de cada una de ellas de forma individual, así como también el o los responsables a cargo. Por otra parte, la plataforma autocompleta la tarea principal cuando las complementarias han sido finalizadas, y viceversa.
Visualización clara de tareas y plazos
Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas es la superposición de tareas y fechas de entrega. El uso de un completo software lista de tareas resuelve este conflicto al contribuir a una visualización global de las tareas asignadas a cada empleado con su respectiva fecha de entrega.
Particularmente, es posible observar no solo el estado de las tareas, sino también filtrar por departamento, por empleado e, incluso, por periodo al utilizar Bitrix24. Esta interesante opción permite tener tanto una visión global como pormenorizada de cada tarea que compete a la organización.
Plantillas de tareas recurrentes
En toda organización hay tareas que se repiten cada día, cada semana o cada mes. Estas tareas habituales y recurrentes son fundamentales para el éxito organizacional. No obstante, su planificación insume tiempos y recursos que podrían ahorrarse.
El uso de plantillas genera un interesante ahorro de esfuerzos. Por este motivo, puedes crear una plantilla de tareas recurrentes en Bitrix24 y utilizarla para incorporar esta clase de tareas en el calendario en lugar de agregarlas de manera manual cada vez.
Asignación de tareas a un trabajador externo
En algunos casos puntuales, la empresa puede necesitar la colaboración de un empleado que no trabaja de forma habitual con un software de planificación de tareas o que colabora de forma independiente. En este caso, Bitrix24 brinda una solución sencilla y rápida.
Tan solo es necesario crear la tarea, con sus respectivas asignaciones de tiempos y fecha de finalización, e ingresar la dirección de correo electrónico para que la persona reciba un email con el enlace que habilita el acceso a la tarea.
Software para el control de tareas con recordatorios
Bitrix24 está disponible para ordenadores de sobremesa, ordenadores portátiles y dispositivos móviles, ofreciendo así la posibilidad de estar siempre conectado y al tanto del avance de cada proyecto. Aun así, a veces se hace necesario contar con recordatorios, sobre todo en el caso de las personas con muchas y variadas responsabilidades.
Para esos casos, puedes configurar el recordatorio incorporando la fecha y la hora exacta en la cual deseas recibirlo o la fecha límite, es decir cuántos días u horas antes del deadline funcionará el mismo. Esta opción está disponible con solo un par de clics y asegura que no se produzcan olvidos.
Mensajes ping
Durante el desarrollo de un proyecto, pueden ocurrir una infinidad de diversas situaciones que ameriten la aplicación de cambios tanto en las fechas de entrega como en los responsables de alguna tarea. Esto repercute de forma directa en la planificación de tareas.
Bitrix24 ofrece una práctica solución ante estas situaciones: los mensajes ping, unas notificaciones del sistema que informan a los empleados a quienes se refieren sobre el cambio de plazos o participantes de una tarea. Así, es fácil saber qué sucede con cada tarea.
Entre las funcionalidades del software de tareas Bitrix24 se encuentra la aptitud de la plataforma para integrarse con otras aplicaciones ampliamente utilizadas dentro del mundo empresarial. Este es el caso de Microsoft Outlook.
La configuración de exportación de datos de Outlook y Bitrix24 debe llevarse a cabo solamente una vez y, luego, la sincronización de tareas se realiza de forma automática. Así, podrás ver en tu planificación de Outlook la tarea en cuestión con todos los datos referidos a los responsables, el estado, la prioridad, la descripción y las fechas de entrega.
Reporte de seguimiento del tiempo de las tareas
La planificación de la carga de trabajo de cada empleado permite una eficaz visualización de aquellas tareas que se acercan a la fecha límite de finalización y entrega. De esta forma, se contribuye a una manera de trabajar más eficaz, ya que el empleado es consciente en todo momento de la escala de prioridades de sus tareas y los supervisores pueden ver el avance de la tarea.
Asimismo, en Bitrix24 los supervisores pueden comparar el tiempo realmente utilizado por el empleado para finalizar cada tarea con el asignado en la planificación. El reporte de seguimiento de empleados es una funcionalidad de suma utilidad para mejorar el desempeño laboral.
Bitrix24, tu software de planificación de tareas
Si estás buscando un software de lista de tareas eficiente, no busques más. Bitrix24 te ofrece una completa plataforma para la gestión integral de tareas, además de contar con integraciones con diferentes aplicaciones para que puedas centralizar la información de tu organización.
El software de planificación de tareas Bitrix24 está disponible con varias suscripciones diferentes. Entre ellas, de manera gratuita para usuarios ilimitados e incluye Kanban y diagrama de Gantt, así como CRM, Sales Intelligence, email marketing y muchas opciones de personalización de la plataforma. Regístrate ya y pruébalo.
